L’aménagement de vos bureaux ou de votre entrepôt est loin d’être un détail, au contraire ! Il a une influence considérable sur la productivité, mais aussi sur le bien-être et la motivation de toute votre équipe. Vous avez du pain sur la planche dans votre organisation ? Manutan aide les sociétés dans l’aménagement complet de leurs bureaux et entrepôts, sans oublier de montrer le bon exemple ! En 2018, notre entreprise a en effet été élue Great Place to Work.

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Aménager la réception et les espaces de détente

Votre réception est la carte de visite de votre organisation et elle mérite toute l’attention nécessaire ! Voici quelques conseils pour son aménagement :

  • Veillez à ce que la réception soit visible et reconnaissable. Installez une signalisation claire et assurez-vous que le branding correspond au reste de l’organisation.
  • Mettez tout de suite les visiteurs à l’aise avec un coffee corner agréable, un éclairage d’ambiance, des plantes, un porte-brochures, etc.
  • Prenez les mesures nécessaires pour optimiser l’acoustique afin que personne ne souffre du bruit de l’accueil et inversement.

On trouve généralement des toilettes non loin de la réception, qui seront évidemment équipées des accessoires nécessaires pour garantir l’hygiène, comme un goupillon et une affichette qui rappelle aux collaborateurs et visiteurs de se laver les mains après chaque passage aux toilettes.

L’idéal est aussi d’installer les vestiaires à proximité, afin que les visiteurs et les membres de votre équipe puissent y laisser leur manteau et leur sac (ajoutez éventuellement des casiers pour les objets de valeur). Un vestiaire permet de limiter la quantité d’affaires qui traînent, avec à la clé un espace de travail mieux rangé, mais aussi plus sûr.

Et enfin, il convient d’aménager un espace de détente dans vos bureaux. Pour être productif, il est essentiel de se relaxer ! Choisissez des fauteuils ou des canapés lounge, une bibliothèque, une table de ping-pong, une étagère pour les magazines… En outre, un coin cosy pourra aussi servir d’espace de travail ou de réunion (elles seront d’ailleurs beaucoup plus inspirantes dans un cadre informel).

Aménagement des bureaux

Aménager un bureau ne se limite pas à simplement remplir une pièce de tables et de chaises. Dans ce chapitre, nous vous fournissons l’inspiration nécessaire en matière d’aménagement de bureau, pour faire de votre espace de travail un lieu agréable qui contient tous les ingrédients spécifiques à son bon fonctionnement, comme les articles et le mobilier de bureau. Et en la matière, l’implication de votre équipe est particulièrement précieuse : ce sont vos collaboratrices et vos collaborateurs qui savent le mieux comment obtenir un aménagement ergonomique, où les affaires seront les plus utiles, et ainsi de suite. Si Manutan a réussi à tirer le meilleur profit de ses bureaux à Anderlecht, c’est grâce à l’implication remarquable des membres de son équipe.

 

Un lieu de travail inspirant

Un lieu de travail inspirant nourrit la créativité et améliore les performances, en plus de contribuer au bonheur de votre équipe. Mais comment créer un lieu de ce type ?

  • Invitez vos collaborateurs et collaboratrices à y ajouter une touche personnelle, pour que les bureaux soient plus chaleureux (comme des photos ou des dessins d’enfants).
  • La décoration et les plantes font des merveilles pour instaurer une ambiance agréable et sereine.
  • Une paroi de séparation peut être utile pour optimiser l’acoustique et améliorer la concentration.

Éclairage

L’éclairage de vos bureaux joue également un rôle majeur pour le bien-être de ses occupantes et occupants. Une pièce sombre favorise la fatigue, alors qu’avec un bon éclairage — c’est-à-dire un éclairage qui convient à la tâche demandée —, la concentration et la productivité augmentent. Évidemment, ne perdez pas de vue l’écologie et optez pour des ampoules LED.

Mobilier de bureau

Un bureau ne serait pas complet sans du mobilier ou des meubles de bureau. Ces derniers doivent être pratiques et ergonomiques, mais aussi élégants. En optant pour des meubles design, vous boosterez l’aspect de vos bureaux, ce qui ravira les yeux de votre équipe, mais aussi de vos visiteurs.

1.      Chaises de bureau

Vous ignorez tout des critères de sélection d’une bonne chaise de bureau ? Qu’il s’agisse d’un modèle classique ou design, une chaise de bureau ergonomique est toujours un must (à savoir une chaise réglable). Les 3 critères à prendre en compte sont les suivants : durée d’assise, type de tâches et profil de la personne qui l’occupera au jour le jour. Sans oublier d’autres éléments :

2.      Bureau

Les options sont nombreuses en la matière : bureau de coin, simple table… Le mieux est d’opter pour un modèle réglable en hauteur ou pour un bureau assis/debout, parfait pour l’ergonomie.

Ne perdez pas non plus de vue l’aménagement de votre bureau. Glissez par exemple un bloc à tiroirs sous le bureau pour y ranger vos affaires et optez pour des accessoires pratiques :

  • Support pour les pieds.
  • Clavier ergonomique.
  • Bras ou pied pour écran.
  • Bac à papier.

3.      Armoires

Quand on pense à un bureau, on imagine tout de suite des armoires remplies de dossiers. En effet, il vous faudra probablement stocker correctement vos archives — des factures aux rapports — si vos processus administratifs ne sont pas encore numérisés.

Il existe différents types d’armoires sur le marché :

  • Armoires de bureau avec portes coulissantes.
  • Armoires de bureau avec portes à battants.
  • Armoires de bureau avec portes pliantes.
  • Armoires de bureau avec portes roulantes.
  • Armoires de bureau avec serrure pour les documents confidentiels.

De plus, une armoire de bureau se distingue généralement d’une armoire d’archivage :

  • Il existe plusieurs sortes d’armoires d’archivage : le modèle à tiroirs (souvent une armoire à dossiers suspendus), par exemple, est très populaire.
  • En ce qui concerne le matériau, il existe également de nombreuses options, de l’acier au fer en passant par les modèles en bois.
  • Ne perdez pas de vue la sécurité et optez pour une armoire antifeu ou une armoire avec serrure.

Pour structurer vos archives, l’idéal est de garder les documents les plus récents aux endroits les plus accessibles, et de stocker les informations plus anciennes ailleurs. Utiliser des intercalaires et des boîtes pour tout garder en ordre.

Articles de bureau

Certains objets sont tout simplement indispensables sur un lieu de travail, comme les articles de bureau suivants :

  • Des stylos à billes et feutres.
  • Une calculatrice (il en existe plusieurs modèles, allant d’une calculatrice scientifique à une calculatrice graphique).
  • Une oreillette pour appeler en gardant les mains libres.
  • Des blocs-notes, des post-its et des carnets.
  • Une découpeuse.
  • Une déchiqueteuse de papier pour détruire le papier, mais aussi les cartes de crédit, les trombones et les agrafes.
  • Une imprimante à étiquettes.
  • Une plieuse pour plier plus rapidement le courrier, les factures et les dossiers.
  • Une machine à plastifier.
  • Des ciseaux et du ruban adhésif.
  • Une caisse avec serrure à combinaison.

Aménager une salle de réunion

L’aménagement d’une salle de réunion est relativement simple : quelle que soit l’idée que vous avez en tête, elle devra de toute façon contenir une table de réunion et des chaises. Disposez celles-ci de manière à ce que les différentes personnes puissent se voir.

Équipez aussi la pièce de différents accessoires qui faciliteront l’échange d’informations : un chevalet de conférence, un tableau blanc, un tableau de présentation et un projecteur.

 

Aménagement de l’atelier

Un atelier bien aménagé est un endroit où l’on peut ranger et retrouver facilement ses affaires, mais qui offre aussi suffisamment d’espace pour se mouvoir et travailler. Il est également équipé d’éléments essentiels, comme des établis et des sièges d’atelier de qualité. Dans notre série d’articles « Travailler intelligemment et efficacement  », nous abordons en profondeur la question de l’aménagement de l’atelier. N’hésitez pas à y jeter un œil pour glaner de plus amples informations, notamment sur les méthodes de rangement 5S ou SPACE.

Aménagement d’entrepôt

Aménager un entrepôt est loin d’être une sinécure. Il contient en effet des dizaines, voire des centaines de milliers de produits, des quantités astronomiques de commandes y passent et les périodes de rush s’enchaînent tout au long de la journée. Cependant, cela signifie aussi que vous économiserez beaucoup d’argent en investissant dans un bon aménagement de votre entrepôt.

Aménagement d’entrepôt flexible

Aménager correctement un entrepôt est une tâche qui ne finit jamais, étant donné qu’il est crucial d’adapter régulièrement son agencement si nécessaire. Il est donc primordial d’écouter attentivement les personnes présentes au quotidien sur le lieu de travail. Faire preuve de flexibilité dans l’aménagement permet par exemple de tenir compte des actions marketing (qui donneront un coup de boost à certains produits) ou des saisons (il est par exemple judicieux de mettre les ventilateurs à l’avant de l’entrepôt lors d’une vague de chaleur).

Pour gagner du temps et de l’argent supplémentaire, vous devrez aussi adapter vos méthodes de travail aux types de produits gérés. Placez par exemple à l’écart les articles possédant une date de péremption afin de leur appliquer la méthode FIFO.

Vous ne savez pas comment agencer votre entrepôt ni à quoi faire attention lors de son aménagement ?
Notre infographie liste pour vous les points de vigilance en la matière.

Trajets de collecte

Des trajets de collecte bien pensés évitent à l’équipe de l’entrepôt de parcourir de nombreux kilomètres inutiles. Deux possibilités s’offrent à vous : choisir les trajets en fonction du client ou en fonction des produits. La première option implique de collecter tous les articles commande par commande, alors que la seconde vise à parcourir l’entrepôt aussi efficacement que possible. Le système le plus adapté dépend de chaque entrepôt.

  • Si vous voulez livrer les produits commandés en même temps, l’idéal est d’opter pour des trajets de collecte axés sur le client.
  • Il en va de même si les commandes continuent à arriver alors que la collecte est en cours.
  • Les entreprises qui rassemblent leurs commandes en fin de journée ont le choix entre les deux systèmes. Le mieux est d’investir dans un logiciel qui déterminera le système le plus efficace.

Trajets

Il existe plusieurs possibilités de déterminer le meilleur trajet en fonction des articles à collecter. Voici trois grandes stratégies à adopter pour votre entrepôt :

  • S-shape : la personne effectue la collecte par des trajets en S dans l’ensemble de l’entrepôt.
  • Largest gap : la personne qui prépare la commande entre dans le couloir par le côté qui se trouve le plus proche du produit.
  • Combinaison : c’est en combinant les deux stratégies que la personne chargée de la collecte pourra déterminer s’il vaut mieux parcourir l’allée sur toute sa longueur ou faire demi-tour pour passer à la suivante.

Codes couleur

Les entrepôts respectent souvent des codes couleur, ce qui n’est pas sans avantage. En appliquant des lignes et des cases colorées à divers endroits, vous indiquez en effet visuellement la fonction d’un espace, d’un lieu ou d’un produit donné. Prenez donc soin de votre marquage au sol et indiquez ce qui se range à tel ou tel endroit à l’aide de ruban adhésif, d’autocollants ou de peinture de marquage.

Matériel ?

Enfin, l’aménagement de votre entrepôt ne serait pas complet sans le matériel ou les produits adaptés.

1. Rayonnages

Pour exploiter au maximum l’espace disponible dans votre entrepôt, vous aurez besoin des bons rayonnages. Les deux méthodes de stockage les plus utilisées pour stocker des produits sont les plateformes de stockage ou rayonnage à palettes.

Vous cherchez les bons rayonnages pour votre entrepôt ? Il est en effet essentiel de choisir le bon modèle, que ce soit pour des articles standard ou des produits de différentes tailles. Là encore, un vaste éventail de solutions s’offrent à vous :

  • Étagères (pour les objets de grande taille moyennement lourds).
  • Étagères solides (pour les articles lourds).
  • Rayonnages à palettes (pour le stockage des produits en palettes).
  • Rayonnages à bras de portage (pour le stockage des matériaux allongés).
  • Rayonnages dynamiques (pour appliquer la méthode FIFO et faire tourner les produits).
  • Rayonnages d’archivage (pour le stockage de dossiers, classeurs…).
  • Étagères à pneus (pour les garages et les sociétés spécialisées en mobilité).

Sachez enfin que pour travailler en toute sécurité avec des rayonnages, il est crucial de les ancrer, de les faire contrôler régulièrement et de prévoir des équipements de sécurité contre les chutes ou les collisions.

2. Convoyeur à rouleaux ou à bande

Les convoyeurs à rouleaux et convoyeurs à bande sont le cœur vibrant de nombreux entrepôts. Veillez donc à prendre le temps nécessaire pour choisir le système de transport qui vous convient en vous posant les questions suivantes :

  • Quelles sont les marchandises que le convoyeur devra transporter (pensez à leur poids, mais aussi taille, matériau de fabrication et forme) ?
  • Faut-il tenir compte de certains articles spécifiques, comme des produits pharmaceutiques ou alimentaires ?
  • Quel type de convoyeur à rouleaux préférez-vous : à rouleaux libres ou à rouleaux motorisés ? Il existe également de nombreuses options pour le matériau des rouleaux.

 

Les bacs empilables sont également des accessoires qui vous aideront à organiser votre entrepôt de manière optimale.

3. Comparer les tables d’emballage

Il vous arrive régulièrement d’emballer de grandes quantités de produits ? Pourquoi ne pas opter pour une table d’emballage professionnelle ?

  • Idéalement, votre table d’emballage devrait être ajustable en hauteur, pour éviter les maux de dos à vos collaborateurs.
  • Achetez un système modulaire s’il vous est difficile d’estimer le nombre de commandes que vous recevrez.
  • Réfléchissez bien aux équipements supplémentaires, tels qu’un porte-rouleau avec couteau de coupe et autres accessoires.

Vous souhaitez obtenir un aperçu pratique de tous les conseils que nous vous partageons sur l’aménagement de votre entrepôt ? Notre infographie vous sera alors parfaitement utile !

Enfin, saviez-vous que Manutan pouvait vous aider à aménager votre entrepôt ? Nous livrons certes tout le mobilier et les équipements nécessaires, des rayonnages aux établis, mais nous réfléchissons aussi à leur emplacement idéal dans votre entrepôt, que ce dernier soit neuf ou existant. Dans notre livre blanc gratuit, vous découvrirez comment notre équipe peut vous venir en aide, comment vous pouvez créer davantage d’espace dans votre entrepôt et quels y sont les mesures essentielles en matière de sécurité.

Gestion de la température

Cela va sans dire, des bureaux ou un entrepôt bien aménagés ne peuvent être ni trop chauds ni trop froids. En d’autres termes, la climatisation est une nécessité. Saviez-vous que de nombreux travailleurs belges sont gênés par la température ambiante sur leur lieu de travail ? Et qu’un mauvais climat intérieur peut provoquer le syndrome du bâtiment malsain, qui se manifeste par des symptômes désagréables tels que des maux de tête et la sécheresse des yeux ? Investissez donc dans un système d’évacuation ou de ventilation de l’air pour garantir une température saine sur votre lieu de travail. Travailler dans un environnement rempli de vapeur ou d’humidité n’est pas bon pour la santé !

Aménager les espaces extérieurs

Enfin, n’oubliez pas le site et les espaces extérieurs de votre entreprise, car vos collaboratrices et collaborateurs ne passeront pas toute la journée à l’intérieur.

  • Installez des meubles d’extérieur (tables de pique-nique, poubelles…) pour encourager tout le monde à prendre l’air de temps à autre.
  • Pensez à des installations pour les fumeurs, comme un abri et des cendriers, afin qu’ils ne restent pas dans le froid et ne laissent pas de déchets après leur pause cigarette.
  • Prévoyez un abri à vélos pour les âmes courageuses qui viennent au travail en deux-roues.

 

Vous avez des questions sur l’aménagement de votre bureau ou de votre entrepôt ? Notre helpdesk se fera un plaisir d’y répondre !