Gestion des archives : des astuces pour une meilleure vision

La durabilité au travail

In 4 stappen naar een paperless office

Vers un bureau sans papier en 4 étapes

Tôt ou tard, toutes les organisations passent à un archivage numérique, autrement dit au concept de bureau sans papier. Pour les grandes organisations, ce processus peut prendre des années. Les 4 étapes que nous évoquons ici ne sont certes pas aisées, mais bien essentielles. Lisez attentivement notre article pour adopter la bonne méthode et permettre à votre organisation de contribuer elle aussi, à terme, au respect de l’environnement.

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Étape 1 : Aménagement d’une salle des archives

La première étape du bureau sans papier consiste à aménager une salle des archives. Le fait est que chaque entreprise débute avec une pile de documents qui doit être numérisée. Il faut avant tout ranger ces documents dans un endroit approprié. Mais à quoi faut-il faire attention lors de l’aménagement d’une salle des archives ?

  • Un local sec ; le papier absorbe l’humidité et peut provoquer des moisissures
    • Une portance suffisante du plancher à pleine charge
    • Une pièce exclusivement destinée à l’archivage
    • Un éclairage et un chauffage suffisants
    • Un local verrouillable et soumis à des règles d’accès ; qui a accès aux archives et qui détient la clé ?

Pour l’agencement, déterminez quel rayonnage d’archives vous souhaitez utiliser : un rayonnage posé contre un mur, ou avec la possibilité d’accéder aux deux côtés ?

Élément de base pour les boîtes d’archives

Élément de base Combi-Theek simple face

Étape 2 : Structure des archives

La salle d’archives est-elle aménagée correctement ? Vous pouvez alors y ajouter une certaine structure. Si vos archives papier sont bien structurées, vos archives numériques le seront aussi plus facilement.

Placez les archives des années les plus récentes aux endroits les plus accessibles et utilisez un marchepied pratique pour accéder aux archives plus anciennes.

Des classeurs avec un index alphabétique extralarge correspondant sont indispensables pour la structuration. Si vous utilisez uniquement des classeurs d’un même type, vous parviendrez à structurer facilement vos archives. Si vous disposez d’archives très anciennes, utilisez des classeurs et boîtes d’archivage colorés. Ainsi, pour faciliter l’identification, vous pouvez stocker le classeur utilisé activement pendant une année dans une boîte d’archives de la même couleur l’année suivante.

Classeurs

Boîtes d’archivage en carton

Mécanisme de fixation Jalema Clipex

Marchepied mobile en acier

Étape 3 : Numérisation des archives

Une fois la phase de rangement terminée, la numérisation des archives peut débuter. Pour beaucoup d’organisations, cela représente un processus laborieux pour lequel des entreprises spécialisées peuvent apporter leur aide. Quoi qu’il en soit, les étapes précédentes sont nécessaires pour numériser les archives de manière structurée.

Étape 4 : Destruction des archives

Bon nombre de documents papier sont assortis d’un délai de conservation. Si le délai de conservation a expiré et que le document a été numérisé, optez pour la destruction de l’archive.

En fonction du volume, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée qui vient retirer les archives pour les détruire. Vous pouvez aussi organiser vous-même la destruction si la quantité de documents est moins importante. Pour les documents confidentiels, utilisez un destructeur de documents ; les autres documents peuvent être jetés dans un conteneur à papier.

Destructeur de documents Ideal 4605

Conteneur à papier

Conteneur grand volume 1000 litres

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