Activity management of activiteitenbeheer is een terugkerende taak voor bedrijven. De verantwoordelijke voor tijdmanagement en activiteitenbeheer bewaakt daarvoor de werktijden, personeelsactiviteiten en de aan- en afwezigheid van medewerkers. Tegelijk zijn er diverse behoeften op het gebied van hr-management en die verschillen naargelang het seizoen. Zo ervaren veel bedrijven een piek aan het einde van het jaar, want ze krijgen dan meer vragen en opdrachten binnen en hebben dus meer mensen nodig. De bedrijfsleider en de hr-manager moeten dan een passende strategie voor tijd- en activiteitenbeheer toepassen. Met onze praktische adviezen bereid je jouw bedrijf optimaal voor op de eindejaarsdrukte.
Activity management: wat met de eindejaarspiek?
Slim en efficiënt werken
Bereid je tijdig voor
Het einde van het jaar is vaak een drukke tijd voor bedrijven. Veel ondernemingen draaien hun grootste omzet in het laatste kwartaal. Wil je betere, snellere inpakmethoden of een efficiënter voorraadbeheer implementeren? Doe dat dan in de aanloop naar de feestdagen. Het is dan ook het perfecte moment om het boekjaar goed af te sluiten en je voor te bereiden op het nieuwe jaar.
E-commerce zit in de lift, en zeker met de feestdagen in aantocht stijgt de activiteit. Om je bedrijf te laten groeien en te voldoen aan de eisen van klanten (met de juiste producten of diensten), moet je als manager zorgen dat het personeel deze eindejaarspiek vlot weet op te vangen. Zet daarom volop in op een efficiënte organisatie en resourcebeheer.
Verbeter je activity management met een checklist
Ben je goed voorbereid op meer bezoekers en kopers? Heb je voldoende voorraad om alle bestellingen uit te voeren? Is de ruimte in het magazijn optimaal benut en heb je genoeg verpakkingsmateriaal? Welke apparatuur heb je nodig in jouw magazijn, werkplaats of kantoor? Dat zijn allemaal relevante vragen, waar je bij moet stilstaan om je goed voor te bereiden op de eindejaarsdrukte. Maak een checklist met alle diensten, mensen en producten die je nodig hebt om aan de extra vraag te voldoen. Door je de organisatie van het werk en jouw tijd- en activiteitenbeheer tijdig te verbeteren, kun je de eindejaarsrush met gemak aan.
Wat moet er zeker op de checklist voor activity management staan?
het type activiteit
monitoring van de activiteit
inschatting van het materiaal
inschatting van voorraden, personeel, …
Kies voor de beste organisatie met een slimme magazijnindeling
Waar stockeer je alle extra producten en verpakkingsmaterialen? Opslagruimte is duur, dus het is belangrijk om elke kubieke meter zo goed mogelijk te benutten. Kies dus de juiste indeling voor jouw magazijn door optimale routes te bepalen voor jouw medewerkers en de goederen die je wilt opslaan.
Bedenk efficiënte manieren om je voorraadkasten zo in te richten of te ordenen dat alles meteen vindbaar is en je nooit zonder producten valt. Deze ruimtelijke optimalisatie is vooral belangrijk voor bedrijven die online producten verkopen. De eindejaarsperiode brengt vaak een aanzienlijke toename van het aantal bestellingen met zich mee en dat heeft gevolgen voor het tijd- en activiteitenbeheer.
Haal meer uit je personeel door tijdmanagement
Meer klanten betekent meer activiteiten en meer bestellingen om in te pakken. Gaan er medewerkers met vakantie? Dan heb je zeker een back-up nodig in het magazijn en bij de klantenservice.
Visualiseer jouw budget- en resourcebehoeften
Bepaal de budgetten en bekijk het saldo dat dit jaar nog beschikbaar is. Wil je het liever opmaken (levering en facturatie in het lopende jaar) of meenemen naar het volgende jaar? Of vraag je jouw leveranciers om een factuur voor het lopende jaar en spreek je een leveringsdatum af voor het volgende jaar? Het is belangrijk om jezelf de nodige vragen te stellen.
Op verzoek van Manutan hield Novio Research een enquête onder zo’n 800 bedrijven. Daaruit bleek dat 22,5% aan het einde van het jaar zijn budget opmaakt. Hiervan kiest 13,8% voor levering en facturering in het lopende jaar, terwijl 8,7% de artikelen liever het volgende jaar geleverd krijgt.
Bescherm je bedrijf en medewerkers tegen de kou
Vergeet ook het begin van de winter niet. Bestel strooizout om ijsvorming tegen te gaan, zorg voor voldoende verwarming en rust je personeel uit met veiligheidskleding die hen tegen de kou beschermt. Koud weer brengt risico’s met zich mee voor de gezondheid en veiligheid van je medewerkers, en dus ook voor de goede werking van jouw bedrijf.
Overweeg ook extra verlichting voor het bedrijfsterrein en bij de ingang voor wanneer de dagen donkerder worden.
Lees ook: Werkkleding bij koud weer : hoe rust je jouw bedrijf en medewerkers het beste uit?
Klaar voor het nieuwe werkjaar
Het nieuwe jaar nadert met rasse schreden. Identificeer daarom nu al nieuwe projecten en stel, samen met je team, een gedetailleerd plan op, inclusief activiteiten en deadlines. Daarvoor kun je de scrumtechniek gebruiken.
Leer omgaan met het onverwachte! Bezwijk niet onder stress, maar maakt tijdig melding als je niet al je werkzaamheden kunt uitvoeren of als je middelen en materialen dreigen op te raken. Bestellingen en activiteiten bijhouden is essentieel.
FAQ
Wat zijn de doelen voor tijdmanagement en activiteitenbeheer?
Tijdmanagement en activiteitenbeheer hebben meerdere doelstellingen. Zo leidt een betere monitoring van bijvoorbeeld de bewaking per afdeling of van de klant, tot een betere inzet van tijd en middelen, straffere prestaties en een hogere omzet voor het bedrijf.
Bestaat er software voor tijdmanagement en activiteitenbeheer?
Om tijd- en activiteitenmonitoring te optimaliseren heb je de juiste tools nodig. Wees gerust, er is heel wat software verkrijgbaar om de productiviteit van het bedrijf te verhogen.
E-commerce boomt. Maar wat is de impact op jouw activiteitenbeheer en -management?
Door de groei van e-commerce moeten bedrijven hun activiteitenmanagement verbeteren. De vraag naar diensten of producten neemt daardoor namelijk toe. Bovendien zie je in verschillende sectoren dat de vraag sterk afhangt van het seizoen. En ook dat heeft effect op de inzet van personeel.
