Met de ABC-methode, een tool die gebaseerd is op het Pareto-principe [1], kun je de aankopen van een bedrijf hiërarchisch ordenen. Hierbij komen vaak drie categorieën aan bod: aankopen van categorie A, B of C (in dalende volgorde op basis van het aankoopvolume). Maar als je de aankopen ordent op basis van de administratieve kosten die ze met zich meebrengen, is de volgorde plots omgekeerd! C-Class aankopen, die 5 % van het aantal bestellingen uitmaken, zijn goed voor 75 % van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen. Daarom worden deze vaak verwaarloosd, terwijl je bedrijf hier heel wat kan besparen.
Drie gouden regels om C-Class aankopen te optimaliseren
Slim en efficiënt werken
Classificatie van aankopen
De drie aankoopcategorieën zijn:
Categorie A: strategische aankopen, goed voor 70 % van het aankoopvolume.
Categorie B: terugkerende indirecte aankopen (reizen, IT-materiaal, …). Deze categorie maakt 25 % van het totale volume uit.
Categorie C: spot-, ad-hoc-, niet-terugkerende en spontane aankopen Deze categorie is goed voor 5 % van het totale aankoopvolume. Dat lijkt verwaarloosbaar … maar is het dat ook?
Waarde van aankopen vs. administratieve kosten
Als je de administratieve kosten bekijkt, zijn de verhoudingen omgekeerd. C-Class aankopen staan voor 75 % van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen. Als je deze onder controle houdt, kun je duizenden euro’s besparen en zo je aankopen optimaliseren.
Pierre Brial, algemeen directeur Manutan groep: “Onlangs had ik een gesprek met een klant die een industrieel bedrijf leidt met een omzet van 500 miljoen euro en drie vestigingen in Frankrijk. Omdat hij nogal sceptisch leek, stelde ik voor een lijst op te stellen met alle leveranciers bij wie het bedrijf voor minder dan 200 euro producten of diensten had aangekocht. Het resultaat? Een lijst met niet minder dan 1.000 leveranciers! __Als je weet dat de beheerkosten voor één leverancier ongeveer 1.000 euro per jaar bedragen, kun je je wel voorstellen hoeveel mijn klant kon besparen door de bedrijfsaankopen te optimaliseren.”
Drie gouden regels om C-Class aankopen te optimaliseren
Veel bedrijven aarzelen nog om dit probleem aan te pakken. Ze vrezen dat het een moeilijke opgave wordt en weten niet goed welke uitdagingen ze zullen tegenkomen.
Manutan begeleidt al bijna tien jaar honderden klanten bij de optimalisatie van hun C-Class aankopen. We weten dus als geen ander dat deze aankopen perfect kunnen worden geoptimaliseerd, zolang je maar rekening houdt met drie gouden regels:
Werk met een leverancier die een erg groot productaanbod heeft (om ‘long tail’-aankopen aan te pakken), zorg ervoor dat alle bedrijfslocaties op logistiek vlak gedekt zijn en stel gedetailleerde rapporten op. Bij deze regel staan data centraal.
Implementeer een elektronische aankoopoplossing. Er bestaan er vandaag voor alle soorten bedrijven en voor elk budget. Punch-Out is een goed voorbeeld, en er zijn ook oplossingen voor bedrijven zonder e-procurementsysteem.
Zorg ervoor dat de leverancier niet alleen met de centrale aankoopdirectie communiceert om een globale overeenkomst te sluiten, maar ook met de gebruikers communiceert door de bedrijfslocaties te bezoeken in het kader van de overeenkomst.
Er staan honderdduizenden euro’s op het spel: een niet te missen kans om te besparen, dus. C-Class aankopen verdienen een … A!
Wil je meer weten over hoe je je C-Class aankopen kunt optimaliseren? Lees dan het artikel ‘C-Class aankopen: bespaar 40 % in vijf stappen’.
[1] Het Pareto-principe is aan het einde van de 19e eeuw opgesteld door de Italiaanse econoom en socioloog Vilfredo Pareto. Hij stelde dat 20 % van het aantal eenheden goed is voor 80 % van de globale waarde van alle eenheden.
