Telewerken: 5 tips voor een betere uitwisselingscultuur binnen jouw bedrijf

Om goed samen te kunnen werken, hoef je niet de hele tijd samen in één ruimte te zijn. Maar liefst 93% van de werknemers[1] denkt dat werken op afstand prima aansluit op de uitdagingen die samenwerking met zich meebrengt. Voorwaarde daarbij is wel dat een aantal beproefde uitgangspunten in acht worden genomen.

Bevorder een uitwisselingscultuur en stimuleer samenwerking

Volgens een onderzoek van OpinionWay in februari 2020[2] vindt 40% van de werknemers dat samenwerkingsgericht werken essentieel is bij de ontwikkeling en uitvoering van projecten. 95% denkt dat samenwerking tussen individuele medewerkers niet alleen hun creativiteit, maar ook hun productiviteit en welzijn ten goede komt. De uitdaging is om teams te stimuleren onderling informatie uit te wisselen en te delen, of ze nu op kantoor zijn of telewerken.

Maak gebruik van samenwerkingstools

Maar die uitwisseling moet wel goed gebeuren! Het zal je misschien verbazen, maar op grote schaal telewerken zou weleens eerder een oplossing kunnen zijn dan een probleem. Dankzij de lockdown is het gebruik van samenwerkingstools verder ingeburgerd. Vrijwel iedereen kent inmiddels Teams, Drive, Trello, Slack, Zoom, Hangouts en ga zo maar door. Iedereen kan ze gebruiken om op een nieuwe manier te werken. Met meerdere mensen tegelijk aan één document werken, een strategisch plan ontwikkelen – het kan allemaal op afstand, waarbij de informatie-uitwisseling vaak zelfs beter verloopt.

Als ze op de goede manier worden gebruikt, zijn samenwerkingstools van onschatbare waarde om silo-effecten tussen afdelingen onderling te beperken. Ze dragen bij aan de verspreiding van een gemeenschappelijke bedrijfscultuur. Ze moedigen concurrentie aan, verspreiden een open bedrijfscultuur en beperken de contraproductieve effecten van te veel concurrentie tussen afdelingen.

Bevorder kennismanagement

Alleen zorgen dat de beste samenwerkingstools beschikbaar zijn, is niet genoeg. Want je kunt mensen niet simpelweg opdragen om samen te werken en informatie te delen! Het gebruik van die tools moet worden gedemocratiseerd en mensen moeten eraan gewend raken. Dit is de uitdaging van kennismanagement, dat tot doel heeft om de kennis en expertise van medewerkers zichtbaar te maken, te onderhouden en te verspreiden binnen het bedrijf.

Moedig het houden van interne webinars aan! Cursussen die door het personeel zelf worden georganiseerd, zijn een mogelijkheid om te profiteren van de expertise van collega’s. Het is een middel dat de solidariteit binnen het team en het gevoel van erbij horen versterkt, en samenwerking tussen verschillende afdelingen faciliteert. Een ander voordeel is dat dit soort cursussen perfect aansluiten op het werkgebied, de processen en de cultuur van jouw bedrijf. Ze stimuleren wederzijdse ondersteuning en waardering voor de medewerkers, en zorgen voor meer motivatie en betrokkenheid bij het personeel. Daarnaast vestigen ze de aandacht op experts op specifieke gebieden, zodat hun expertise kan worden benut.

Ontwikkel mentoringactiviteiten

Dankzij samenwerkingstools en videoconferentiesoftware is mentoring ook prima uitvoerbaar in combinatie met telewerken. Onderlinge uitwisseling is een inherent onderdeel van mentoring, dat medewerkers de kans biedt om ervaringen uit de werkpraktijk te delen en meer inzicht te krijgen in de uitdagingen waarmee iedereen te maken heeft. Het is een uitstekende manier om transversaliteit te stimuleren, synergie te creëren en energie te bundelen, maar ook om jouw organisatie wendbaarder en transparanter te maken.

De lockdown heeft veel bedrijven er bijvoorbeeld niet van weerhouden om nieuwe mensen in dienst te nemen. Deze nieuwe collega’s konden niet op de bedrijfslocatie worden verwelkomd, maar om hun kennismaking en integratie toch goed te laten verlopen, introduceerden hun werkgevers mentoring op afstand, met een team van minimaal drie mentoren : één mentor voor loopbaanbegeleiding van de nieuwe medewerker, één voor ondersteuning bij de start in de nieuwe functie, en één om uitleg te geven over de bedrijfscultuur.

Stroomlijn het gebruik van e-mails en vergaderingen

Er zullen maar weinig mensen zijn die zich nog nooit overspoeld hebben gevoeld door e-mails. In de loop der jaren is het wijdverbreide gebruik van e-mails remmend gaan werken op de productiviteit. En in die hele berg aan e-mails kan er informatie verloren gaan. Tegen alle verwachtingen in blijkt werken op afstand het gebruik van e-mail terug te brengen tot het strikt noodzakelijke. Zo sorteren en classificeren Tools als Spark deze automatisch. En via berichtensystemen als Slack kan gemakkelijk met anderen communiceren. De voor deze berichtensystemen kenmerkende themakanalen zorgen ervoor dat gebruikers zich zonder afleiding op hun eigen bestanden kunnen concentreren.

Iets soortgelijks geldt ook voor vergaderingen. 88% van de werknemers voelt zich tegenwoordig productiever als ze in een rustige thuisomgeving werken[3], op voorwaarde dat ze niet worden overspoeld met vergaderingen of Zoom-gesprekken. Voor een optimale interactie en uitwisseling kan het nuttig zijn om nog eens na te denken over de communicatiekanalen en -frequentie, net als over het aantal deelnemers aan een videoconferentie. Een aantal van vier tot zes mensen wordt beschouwd als ideaal om onder goede samenwerkingsomstandigheden samen aan één project te werken[4]. Uiteindelijk draait het allemaal om evenwicht: soms zijn twee mensen effectiever dan een groot team; soms legt een evaluatie meer gewicht in de schaal als ze door een groep wordt gemaakt, bijvoorbeeld via een Slack-kanaal of via Teams. En deelnemers die niet bij het overleg kunnen zijn, kunnen altijd achteraf terugkijken wat er besproken is.

[1] Onderzoek naar samenwerking op het werk, Fabernovel Institute – BAP – april 2018

[2] Onderzoek door OpinionWay voor Slack – Leidinggevenden in het bedrijfsleven, nieuwe technologieën en samenwerking binnen bedrijven, februari 2020.

[3] Thuiswerk onderzoek in 2020, een werknemer/werkgever-perspectief, 3e editie – Malakoff Humanis

[4] Onderzoek naar samenwerking op het werk, Fabernovel Institute – BAP – april 2018