Er wordt veel gepraat en geschreven over de zin en onzin van vergaderen. , zegt over efficiënt vergaderen bijvoorbeeld dat “een meeting maar maximaal dertig minuten mag duren”. We kunnen ons nu eenmaal niet erg lang concentreren, zo blijkt ook uit een Nederlandse studie waarbij proefpersonen gedurende drie uur een monotone taak moesten doen. De deelnemers maakten aan het einde dubbel zoveel fouten als in het begin. Koen Marichal van Antwerp Management School zegt dan weer dat “de lengte van de vergadering afgestemd moet zijn op het type”, want een brainstorm is heel anders dan een actieoverleg. En niet alleen de lengte van de vergadering verandert naargelang het type, ook het materiaal dat je ervoor nodig hebt, kan verschillen. Benieuwd waarom een ronde vergadertafel bijvoorbeeld een intiemere sfeer bevordert en daardoor snelle beslissingen aanmoedigt? Deze en andere interessante weetjes ontdek je hier, zodat jij de juiste aankoopbeslissingen kunt maken.
Een vergadertafel kiezen
Centraal in de vergaderruimte staat een vergadertafel (tenzij je natuurlijk buiten wandelend vergadert of samen gaat zitten in de cosy corner). Een aantal zaken om rekening mee te houden:
Je beschikbare ruimte bepaalt de omvang van je tafel. Voorzie ongeveer anderhalve meter tussen de tafel en de muur.
Ook het aantal deelnemers dat gemiddeld mee vergadert, telt mee. Reken zestig centimeter per persoon. (Heb je al stoelen? Hou dan natuurlijk ook rekening met hun maat: voorzie minimaal vijf centimeter tussen elke stoel.)
Wil je een ronde of een rechthoekige tafel? Aan een ronde tafel passen meer mensen, waardoor je flexibeler bent in hoe de deelnemers aan een vergadering zich zetten. Een kleine, ronde tafel schept een intieme sfeer en leidt tot snellere beslissingen. Een vierkante tafel is iets afstandelijker, maar dat hoeft natuurlijk geen nadeel te zijn.
Wil je een beamer in de vergaderzaal of vergaderen jullie vaak met laptops? Opteer dan voor een tafel waarbij de bekabeling in het blad is weggewerkt, of werk draadloos.
Het materiaal van je vergadertafel hangt af van de stijl van je bedrijf (je kunt je branding overal doortrekken door bijvoorbeeld een tafelblad in de kleur van het logo te installeren), maar hou ook rekening met de praktische kant bij je materiaalkeuze. Op een glazen tafelblad zie je bijvoorbeeld heel snel vingerafdrukken en vlekken.
Een dik tafelblad is mooi, maar maakt het soms moeilijker voor grote mensen om hun benen te kruisen.
Wil je de ruimte flexibel inrichten, afhankelijk van het type vergadering? Kies dan meerdere kleine vergadertafels die je bij elkaar kunt zetten of uit elkaar kunt schuiven, of gebruik inklapbare tafels die je kunt opbergen, waardoor je vergaderruimte ook voor iets anders gebruikt kan worden. Als je je vergadertafels vlot wil kunnen verplaatsen, helpt het natuurlijk om voor mobiele varianten te kiezen.
Vergaderruimte inrichten: extra tips
Een vergaderruimte heeft natuurlijk meer nodig dan meubilair zoals vergadertafels en -stoelen. Denk ook aan ondersteunend materiaal zoals
Whiteboard en flipover
Scherm en beamer
Kantoorbenodigdheden als post-its en pennen
…
Hulp nodig bij het inrichten van je vergaderruimte? Vraag gerust raad aan onze helpdesk!
