Wat is prestatiemanagement en hoe pas je het toe in de aankoopafdeling?

De definitie van prestatiemanagement

Per definitie heeft prestatiemanagement, ook wel prestatiebeheer of corporate performance management genoemd, één doel: het waarborgen van het rendement van het bedrijf, zijn afdelingen, zijn werknemers en zijn processen.

De kern van deze aanpak is dat managers de beginselen gebruiken om de strategische doelstellingen van hun bedrijf af te stemmen op die van hun afdelingen en teams om de efficiëntie, productiviteit en winstgevendheid te verbeteren.

In de eerste plaats moet bij prestatiemanagement worden gedefinieerd wat prestaties zijn in relatie tot elke bedrijfsstrategie. Het idee is dan om deze notie te vertalen naar strategische doelstellingen, en vervolgens in individuele doelstellingen die centraal staan in het dagelijkse werk van de teams. Dit houdt in dat een beheerssysteem moet worden ingevoerd om de prestaties van het bedrijf te meten en te sturen, zodat het beste uit elke werknemer kan worden gehaald.

In navolging van de Lean-filosofie heeft prestatiemanagement vele voordelen:

• omzetstijging;

• vermindering van de kosten;

• verbetering van de managementrelaties;

• versterking van de betrokkenheid en tevredenheid van de teams;

• enz.

De belangrijkste principes van prestatiemanagement

Om een doeltreffend prestatiemanagement te implementeren zijn er vijf belangrijke principes.

Verduidelijk de verwachtingen

Dit vooruitgangsproces vereist dat de verwachtingen van de medewerkers op een begrijpelijke manier worden geformaliseerd. Dit vereist duidelijke doelstellingen, nauwkeurige taakomschrijvingen en een transparant evaluatierooster. Alleen onder dergelijke omstandigheden weet iedere medewerker hoe hij prestaties moet realiseren.

Bepaal samen de KPI's

Het is belangrijk dat het management de prestatie-indicatoren bepaalt in overleg met de voornaamste betrokkenen, namelijk de teams. Deze KPI's moeten SMART zijn: specifiek, meetbaar, ambitieus, realistisch en tijdgebonden.

Je mag ook niet vergeten dat ze na verloop van tijd kunnen veranderen, afhankelijk van de omstandigheden.

Geef regelmatig feedback

Prestatiemanagement vereist veel communicatie. Regelmatige feedback zorgt ervoor dat de medewerkers de doelstellingen goed begrijpen en in de goede richting evolueren. Het stelt hen ook in staat hun vorderingen te beoordelen en eventuele problemen snel op te lossen.

Bevorder een klimaat van vertrouwen

Om volledig effectief te zijn, moeten medewerkers voldoende autonoom zijn. Ze moeten belangrijke beslissingen kunnen nemen en zich geresponsabiliseerd voelen. Hiertoe moet het bedrijf het recht invoeren om fouten te maken. Dit is cruciaal opdat de teams vooruitgang kunnen boeken.

Ontwikkel de vaardigheden

Continu leren staat centraal bij prestatiemanagement. Het hele jaar door worden medewerkers aangemoedigd om hun vaardigheden te ontwikkelen. Daartoe hebben zij toegang tot een hele reeks opleidingen, een werkomgeving die is aangepast aan hun behoeften, tijd voor creativiteit, enz.

Toepassing van prestatiemanagement op aankopen

Toegepast op de aankoopafdeling bestaat het risico dat prestatiemanagement wordt herleid tot besparingen of andere louter kwantitatieve aspecten. Aankoopprestaties gaan echter veel verder in lijn met Lean Purchasing.

Drie historische criteria zijn de pijlers om de aankoopprestaties te meten. Het gaat hier om:

• de kosten;

• de termijnen;

• de kwaliteit.

De aankoopafdeling staat nu echter voor nieuwe strategische uitdagingen. Er moeten andere dimensies van aankoopprestaties worden ingevoerd, namelijk:

• de relatie met de leveranciers;

• de tevredenheid van de interne klanten;

• de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen.

Aan elk van deze criteria zijn instrumenten en prestatie-indicatoren verbonden om de behaalde resultaten te meten, evenals de middelen die worden ingezet om ze te bereiken. Inkoopafdelingen kunnen bijvoorbeeld toezicht houden op productconformiteit, betalingstermijnen van leveranciers, interne tevredenheid, bezoeken aan leveranciers, enz.

Het is belangrijk om deze drie dimensies te bestrijken:

• kwantitatief, d.w.z. het effect op het financiële resultaat;

• kwalitatief, overeenkomend met de toegevoegde waarde van de aankopen;

• menselijk, wat de betrokkenheid en loyaliteit van de betrokkenen weerspiegelt.

Door de implementatie van dashboards of rapportagetools controleert de manager het prestatieniveau en beschikt hij over een echt hulpmiddel bij de besluitvorming. Zo kunnen de inkoopafdelingen prioriteiten stellen en de toegewezen middelen aanpassen.

Prestatiebeheer is een continu proces om inkoopteams naar uitmuntendheid te leiden. Het is een geweldig proces, waardoor een gemeenschappelijke visie kan worden aangenomen voor het globale succes van de onderneming.