Clean desk policy en co: opruimen is verschrikkelijk (bevredigend)

Slim en efficiënt werken

Word jij blij als je het woord ‘opruimen’ hoort? De kans is wellicht niet zo groot. Zonde, want als je het goed aanpakt, kan je kantoor opruimen verschrikkelijk bevredigend zijn. Hoe je dat dan doet? We helpen je op weg met enkele handige opruimsystemen – van de 5S-methode tot een clean desk policy – en vertellen waarom een opgeruimd kantoor niet alleen veel aangenamer oogt, maar ook de foutenmarge doet dalen.

Opruimen is verschrikkelijk|

Je kantoor opruimen: niets dan voordelen

We lieten een onderzoek uitvoeren bij 900 Belgische werknemers, en daaruit blijkt dat meer dan de helft in de lente of de zomer de bezem door het kantoor haalt. Het kantoor opruimen is misschien niet de leukste klus, maar het zorgt er uiteindelijk wél voor dat je leuker werkt.

Een nette werkplek – of dat nu op kantoor is, in de werkplaats of het magazijn – verkleint bovendien het aantal fouten. Werknemers presteren er gewoon beter. Verder komt een opgeruimde omgeving professioneler over bij klanten, leveranciers en andere bezoekers. En wat dacht je van de invloed op flexwerken? Om comfortabel aan eender welk bureau te kunnen werken, mogen er natuurlijk geen spullen meer rondslingeren van diegene die er voor jou aan de slag was. Tot slot maak je het je poetshulpen een pak makkelijker met een opgeruimd kantoor.

De werkplek opruimen heeft duidelijk alleen maar voordelen, maar toch kan het op de meeste werkvloeren stukken beter. Uit het onderzoek dat we net aanhaalden, blijkt dat bijna 1 op de 5 werknemers zijn werkplek rommelig vindt en dat het netter kan. Bijna 40% zegt dat er dringend opgeruimd moet worden. Het gevolg is dat 15% moeite heeft om de spullen te vinden die ze nodig hebben om hun werk goed te doen, en dat ruim 10% vaak per ongeluk de foute spullen vastgrijpt. Hoog tijd dus om enkele handige systemen aan te reiken, zoals de 5S-methode of – specifiek voor kantoren – een clean desk policy!

Handige opruimsystemen

1. Marie Kondo

De Japanse opruimgoeroe Marie Kondo is een belangrijke bron van inspiratie. In ‘Opgeruimd’ bespreekt ze een handige en overzichtelijke tactiek om orde te scheppen in de chaos. Hoewel zij zich toespitst op opruimen in huis, is het basisidee evengoed toepasbaar op de werkvloer.

Opruimen begint volgens Kondo met weggooien of wegdoen. Door alles netjes op een plek weg te zetten, creëer je volgens haar alleen maar de illusie dat je hebt opgeruimd. Zwier wat je niet meer nodig hebt dus onverbiddelijk de vuilbak in of breng het naar de Kringwinkel. Hoe je bepaalt wat hoogstnoodzakelijk is en wat niet? Spullen die je de laatste drie maanden niet gebruikt hebt, kunnen zonder problemen weg.

2. Opruimtips 2.0: de 5S-methode

De 5S-methode komt, net als Marie Kondo, uit Japan, maar is specifiek gericht op de werkvloer. 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die de methode samenvatten:

  1. Seiri: scheiden
  2. Seiton: sorteren
  3. Seiso: schoonmaken
  4. Seiketsu: systematiseren
  5. Shitsuke: standhouden

Uit onderzoek naar de 5S-methode blijkt dat het vooral bij de laatste twee stappen weleens durft misgaan. Wees dus extra waakzaam wat systematiseren en standhouden betreft!

3. Clean desk policy

Je bureau netjes houden wordt tot slot makkelijker als er een clean desk policy geldt. Zo’n policy specificeert hoe iedereen zijn werkplek moet achterlaten op het einde van de dag. Meestal vragen werkgevers om te streven naar een volledig lege bureautafel.

Met deze clean desk tips krijg je iedereen zo mee:

  1. Geef duidelijke instructies, zodat het hele team op de hoogte is van het beleid, en maak duidelijk waarom je de clean desk policy invoert (we haalden hierboven al aan dat de foutenmarge hoger ligt in een rommelige werkomgeving, maar je kunt werknemers bijvoorbeeld ook wijzen op de gevaren van vertrouwelijke informatie die open en bloot op een bureau blijft liggen).
  2. Stel een clean desk-verantwoordelijke aan die collega’s vriendelijk op uitschuivers wijst. Geef als management natuurlijk zelf wel het goeie voorbeeld!
  3. Probeer digitaal werken te vergemakkelijken en printen zo veel mogelijk te ontraden, want dat beperkt de hoeveelheid rondslingerende papieren meteen gevoelig (net als de hoeveelheid papierafval, natuurlijk).
  4. Voorzie voldoende ladeblokken en kasten, zodat werknemers hun spullen makkelijk kunnen opbergen.

Snel je mailbox opruimen? Check deze tips!

Je fysieke werkplek opruimen is één ding, maar wat als je mailbox intussen uitpuilt? De Inbox Zero-methode staat wellicht garant voor minder werkstress en meer werkplezier. Het werkt als volgt:

  1. Maak een back-up mapje aan en kopieer alle mails hier naartoe.
  2. Maak vervolgens vier mappen:
  3. Actie: hierin hoort alles dat je binnen de twee minuten kunt afhandelen of niet direct kunt weggooien.
  4. Wachten: voor alle mails met taken die je delegeert aan anderen. Zet hier zowel de ontvangen als verzonden mails in.
  5. Ooit: deze map bundelt alle mails die je nog een keer wilt lezen, maar die geen haast of deadline hebben.
  6. Archief: voor alles dat bewaard moet blijven.

Dit is een handige manier om je mailbox snel op te ruimen en het overzicht terug te krijgen.

Het geheim? Geef alles een vaste plek

Afsluiten doen we met nog een knipoog naar ons onderzoek, want een overdonderende 78% van alle bevraagde werknemers vindt een nette werkplek belangrijk. Logisch: in een opgeruimde en propere omgeving kun je prettig en geconcentreerd werken. De kunst bestaat erin alles een vaste plek te geven. Dan werk je met een opgeruimd gevoel!

Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of contacteer de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je  magazijn, werkplaats of kantoor.

Volg Manutan op