Verbeter je Daily Scrum, voorkom deze 3 valkuilen!

Slim en efficiënt werken

De Daily Scrum (ook wel Daily Standup genoemd) is een teammeeting en cruciaal onderdeel van Scrum: een methodiek die wordt gebruikt om met zelfsturende teams (deel)projecten binnen 4 weken op te leveren. Scrum belooft een verhoging van de effectiviteit en betrokkenheid van teams, een optimale ROI en minder verspilling van tijd en geld.

De Daily Scrum (ook wel Daily Standup genoemd) is een teammeeting en cruciaal onderdeel van Scrum: een methodiek die wordt gebruikt om met zelfsturende teams (deel)projecten binnen 4 weken op te leveren. Scrum belooft een verhoging van de effectiviteit en betrokkenheid van teams, een optimale ROI en minder verspilling van tijd en geld.

Het doel van Scrummen

Het doel van de Daily Scrum is zorgen dat iedereen zo effectief mogelijk bezig is. De teammeeting wordt gefaciliteerd en begeleid door de Scrum Master en duurt maximaal 15 minuten en wordt dagelijks op hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie (voor het Scrum Board of Task Board) gehouden. Om de meeting kort en effectief te houden blijft iedereen staan en beantwoordt de volgende 3 vragen:

  • Wat heb ik gedaan sinds de vorige meeting?
  • Wat ga ik doen tot de volgende meeting?
  • Welke issues heb ik en welke hulp heb ik daar bij nodig?

Het Scrum Board is voor het team de centrale plaats om het resterende werk en de aanpak af te stemmen. Op het Scrum Board (planbord of whiteboard) worden de taken van het project bijgehouden. Het bord geeft in één oogopslag inzicht in de huidige status. De taken op het bord zijn verdeeld over 3 kolommen: To Do, In Progress en Done. De belangrijkste taken hangen bovenaan het bord.

Als je wil dat je Daily Scrum voor het planbord succesvol en efficiënt is dan zijn er naast bovengenoemde voorwaarden en regels nog een aantal zaken waar je op dient te letten. Want als het proces niet verloopt zoals het hoort krijg je gedemotiveerde teamleden die het nut van Scrum niet langer inzien. Je Scrum Board wordt niet meer goed bijgehouden en je verliest de controle over een project. We geven 3 valkuilen die je beter kan voorkomen of moet oplossen om je Daily Scrum tot een succes te maken.

Valkuil 1: De Daily Scrum is niet bedoeld om te rapporteren aan de Scrum Master

Je ziet het wel vaker: een teamlid is aan het woord en kijkt als enige zijn leidinggevende aan terwijl de rest van het team naar de spreker of op zijn of haar telefoon kijkt. Er is geen interactie of samenwerking. Het is de taak van de Scrum Master om dit gedrag te signaleren en te corrigeren. De voorbeeldfunctie van de Scrum Master is dus heel erg belangrijk. Als een Scrum Master alleen maar knikt en verder niks zegt als er tegen hem of haar wordt gepraat dan motiveer je de rest van het team niet om problemen aan te kaarten of andere teamleden te helpen of ondersteunen. De dagelijkse stand up meeting is juist bedoeld om teamleden op één lijn te krijgen en inzicht te krijgen in de onderlinge voortgang. Ieder teamlid zou idealiter zijn of haar verhaal moeten richten tot de andere teamleden zodat ze geholpen kunnen worden bij belemmeringen, obstakels of risico’s.

Valkuil 2: De Daily Scrum is niet het moment om de planning te veranderen

Tijdens de Daily Scrum is het niet de bedoeling dat er aan de planning gesleuteld wordt omdat er toevallig net een nieuwe eis of voorwaarde met betrekking tot het project bekend is gemaakt. Je ziet regelmatig dat een Scrum Master de nieuwe eisen tijdens de stand up aan het team voorlegt met de vraag welke taken ze kunnen aanpassen om ruimte te maken voor de nieuwe taken. Zodra deze discussie begint, is er geen ruimte meer voor je team om updates te delen en verandert de Daily Scrum in een planningsoverleg. Het is de taak van de Scrum Master zich te houden aan het vaste patroon van de stand up meetings. Als je toch planningtechnische zaken wilt bespreken, plan dan een korte vergadering in met het projectteam net na de Daily Scrum. Tijdens die korte vergadering is er tijd om de nieuwe eis te bespreken en prioriteiten te stellen.

Valkuil 3: De Daily Scrum is geen technische discussie

Het is niet de bedoeling dat teamleden tijdens hun updates beginnen met een uitleg van de technische details van hun werkzaamheden. Als teamleden bepaalde technische zaken niet begrijpen en uitleg willen kunnen ze dat na de stand up meeting onderling uitzoeken en regelen. Een Daily Scrum is echt alleen bedoeld voor het bespreken van de voortgang van het proces en niet een tijd om inhoudelijke uitleg te geven of technische vragen te stellen.

Manutan helpt je graag

Het vermijden of oplossen van bovenstaande valkuilen zal je helpen om de functie van de Daily Scrum optimaal te benutten. Wil je weten met welke materialen en op welke wijze je je scrumbord het beste kunt indelen? Lees dan het artikel “Een gebruiksvriendelijk en leesbaar planbord voor je Daily Scrum”. Kijk ook eens op www.manutan.be, onze blog boordevol tips www.manutan.be/blog of bel de helpdesk op 02-583 01 01 voor meer informatie over slim en efficiënt werken.

Volg Manutan op