TCO: definitie van de Total Cost of Ownership

Waar komt de TCO vandaan?

Sommige experts zijn het erover eens: het TCO-concept stamt uit de tijd van Napoleon.  Ingenieurs wilden de efficiëntie van hun kanonnen meten door allerlei zaken te analyseren: hun levensduur, de benodigde herstellingen …

Eén ding is zeker: deze aanpak vond pas écht ingang toen het ministerie van defensie van de Verenigde Staten ermee aan de slag ging. Dat wilde namelijk alle kosten van zijn defensieprogramma in kaart brengen. Dit project leidde er zelfs toe dat eind jaren 90 een militaire standaard werd uitgevaardigd.

Sindsdien houden bedrijven, met name in de industrie, stevig vast aan de TCO, onder andere om hun productiekosten veel nauwkeuriger te berekenen en betere marges en verkoopprijzen te bepalen.

Hoe wordt de TCO gedefinieerd?

Via de TCO (Total Cost of Ownership, totale eigendomskosten) worden de reële kosten van een product of dienst bij een bepaalde leverancier geanalyseerd. Deze reële kosten gaan verder dan enkel de aankoopprijs.

Bill Kirwin, analist bij Gartner (dat aan de basis ligt van dit concept), definieert de TCO als volgt: “de totale kostprijs voor de verwerving, het gebruik, het beheer en het terugtrekken van een goed gedurende de hele levenscyclus ervan”.

De TCO behandelt dus alle kosten die bij een product of dienst komen kijken gedurende de hele levenscyclus ervan, zowel de directe als de indirecte (of ‘verborgen’) kosten.

Hoe wordt de TCO berekend?

De TCO kan op verschillende manieren worden berekend, afhankelijk van het type product of dienst (informaticaoplossingen, wagenparken …).

“Er bestaat niet zoiets als één oplossing die alle aankoopafdelingen kunnen gebruiken om hun Total Cost of Ownership (TCO) te bepalen.  Om echt relevant te zijn, moeten er methodes ontwikkeld worden die rekening houden met de specifieke eigenschappen van elk vakgebied“, stelt Didier Sallé, voorzitter van de Conseil National des Achats Île-de-France tijdens de Jeudis de l’Expertise Achats.

Doorgaans is de TCO het resultaat van de optelsom van deze acht kosten:

• de aankoopprijs: kostprijs en marge van de leverancier;

• de bijhorende kosten: transport, verpakking, douane, betalingsvoorwaarden …;

• de aankoopkosten: werking van de aankoopafdeling …;

• de bezitskosten: voorraadbeheer, afschrijvingskosten …;

• de onderhoudskosten: onderdelen, onderhoud …;

• de gebruikskosten: gebruikswaarde, exploitatie, diensten …;

• de kwaliteitskosten: deadlines naleven, omgaan met niet-naleving …;

• de terugtrekkingskosten: recyclage, doorverkoop, vernietiging …

Om nog een stap verder te kunnen gaan, gebruikt Gartner sinds een vijftiental jaar een nieuwe methode: de Total Value of Ownership of totale eigendomswaarde. Dit concept stimuleert bedrijven om niet alleen de kosten te hanteren als doorslaggevende factor, maar ook rekening te houden met wat een aankoop precies oplevert, zoals groei, risicocontrole, duurzaamheid … Deze berekeningswijze is vergelijkbaar met die van de TCO, maar houdt dus ook rekening met de bijkomende voordelen die niet in geld kunnen worden uitgedrukt.

De voordelen van de TCO

Het verlagen van de totale aankoopkosten is een van de populairste strategieën van procurementbeslissers om waarde te creëren [2] (32 % van de beslissers). De TCO biedt dan ook meerdere voordelen:

• managementtool om de directe of indirecte kosten te optimaliseren (vermijden van verspilling, overkwaliteit …);

• argument voor onderhandelingen met leveranciers;

• evaluatie van de ROI (Return on Investment [3]) of ROTI (Return on Time Investment [4]);

• beslissingshulp voor activiteiten op het vlak van outsourcing, internalisering …;

• betere financiële prestaties op lange termijn.

Optimaliseer je TCO met Savin’side®, dé oplossing voor het optimaliseren van indirecte aankopen. 

[1] Totale eigendomskosten [2] Bron: Deloitte [3] Rendement van investeringen [4] Rendement van geïnvesteerde tijd