Procurementfunctie: 7 prioriteiten voor een succesvol 2020

Slim en efficiënt werken

De vraag blijft op welke vlakken de procurementfunctie zich het best toespitst. Bedrijven stellen namelijk hoge eisen en hebben uiteenlopende verwachtingen. Om versnippering te vermijden en om zich op de essentiële punten te focussen, heeft de procurementfunctie baat bij een stappenplan. De zeven voorgestelde prioriteiten bij de denkoefening van de procurementafdelingen sluiten hier ook mooi op aan.

We kunnen deze zeven prioriteiten in drie thema’s opsplitsen:

  • collectieve intelligentie en efficiëntie;
  • optimalisatie van de aankoopprocessen;
  • benutting van de procurementgegevens.

Procurementfunctie: collectieve intelligentie en efficiëntie

Meer focussen op de business

Hoe goed kunnen de kernfuncties mee nadenken over de bedrijfsstrategie en de uitvoering ervan helpen te coördineren? Steeds meer hangen de groei en innovatie van een bedrijf af van het antwoord op die vraag. Met het oog op een betere ondersteuning van de business moet de procurementfunctie zich bij de relatie met leveranciers niet blindstaren op de laagste prijzen, maar op zoek gaan naar continuïteit, creativiteit en wendbaarheid.

Een plaats in de waardeketen veroveren

Een procurementmedewerker die in zijn eigen hoekje werkt … Dat is voltooid verleden tijd. De moderne procurementmedewerker moet zich integreren in een netwerk van betrokken actoren, waarbij slim samenwerken het hoogste goed is. Persoonlijke relaties en een echte inspanning van iedereen om de uitdagingen van de andere beroepen beter te begrijpen, voeden de collectieve intelligentie en efficiëntie.

Mee bouwen aan de reputatie van het bedrijf

In onze samenleving is het heel belangrijk geworden dat de waardeketen van organisaties transparant is en dat alles integer verloopt. Daarom moet elke stap van het productieproces traceerbaar zijn. Maar vaak vertrouwt een bedrijf een groot deel van de productie toe aan leveranciers en onderaannemers.

In het kader van een verantwoord procurementbeleid is het dus de verantwoordelijkheid van de procurementafdeling om de processen en herkomst van de materialen te garanderen voor alle stappen in de supply chain die externe partijen voor hun rekening nemen. De blockchaintechnologie kan hier soelaas bieden.

Procurementfunctie: de processen optimaliseren

Tijdrovende taken automatiseren

Robotprocesautomatisering (Robotic Process Automation of RPA) staat op het punt om onmisbaar te worden bij projecten om de procurementfunctie te digitaliseren. RPA stelt de teams in staat om alle repetitieve handmatige taken met een lage toegevoegde waarde (bv. facturen controleren) weg te werken.

Het voordeel van RPA voor de procurementfunctie is dat er tijd vrijkomt om beter na te denken en om de teams te adviseren. Hierdoor werkt de procurementafdeling ook beter samen met de andere functies!

Risico’s beter beheersen

Nog al te vaak worden gegevens in onsamenhangende processen beheerd. Door die gegevens aan elkaar te koppelen, houden bedrijven de risico’s in verband met leveranciers beter onder controle. Een 360°-risicobeheer brengt de procurementgegevens, marktgegevens en financiële analyse van het gedrag van de leveranciers samen.

Objectieve en complete kennis biedt heel wat voordelen:

  • Kleine en grote storingen worden beter voorspelbaar.
  • Een bedrijf kan eenvoudiger inspelen op de gevolgen voor zijn activiteiten.
  • Corrigerende maatregelen kunnen al eerder in het proces worden bepaald.

Procurementfunctie: doeltreffend gebruik van de gegevens

Kwalitatieve gegevens verstrekken

De overvloed aan gegevens is bijzonder waardevol voor het succes van organisaties. Maar de gegevens die functie A ter beschikking stelt moeten wel zo worden verwerkt dat ze onmiddellijk bruikbaar zijn voor functie B.

Daarom wordt de procurementfunctie gevraagd om eens na te denken over hoe goed ze in staat is om die gegevens te verwerken:

  • Hoe kun je de gegevens van leveranciers verzamelen en standaardiseren?
  • Hoe kun je eventuele fouten opsporen en corrigeren?
  • In welke vorm moet je ze aan de financeafdeling doorgeven om het orderbeheer optimaal te laten verlopen?

De innovatie van morgen nastreven

De industrie 4.0 berust in elke fase van de supply chain op de geautomatiseerde verzameling van gegevens met een toegevoegde waarde. Dankzij deze informatie kunnen we anticiperen op het onderhoud van machines, de voorraadniveaus flexibel aanpassen en inzicht krijgen in de verwachtingen van de klant.

In diezelfde geest zou een bedrijf beter kunnen inspelen op bepaalde ideeën en trends, die doorgaans in de catalogus van de leveranciers te vinden zijn. De procurementfunctie moet over voldoende middelen beschikken om de bronnen van innovatie systematisch in kaart te kunnen brengen. Dat levert het bedrijf namelijk kostbare tijdwinst op.

Kortom, de procurementafdeling moet op alle strategische vlakken haar steentje bijdragen. Het beeld van de ‘afgezonderde en drukke procurementmedewerker’ die zich enkel bezighoudt met kostenbesparingen, is vandaag niet langer actueel.

Procurement zit samen met de andere functies rond de tafel om het innovatievermogen te versterken en het beslissingsproces van het bedrijf te versnellen. Er bestaan technologieën die de procurementteams van tijdrovende taken ontlasten en hen slimme inzichten bieden.

De toekomst van de procurementfunctie is dus onlosmakelijk verbonden met de toekomst van het bedrijf.

Volg Manutan op