Travailler plus efficacement grâce à des outils intelligents

Travailler malin et efficacement

Lean Six Sigma, 5S, Agile, Scrum… Il existe 1001 méthodes d’optimiser les processus d’entreprise. Ces outils permettent aussi d’améliorer l’efficacité de la planification des achats et de la gestion du budget. Des formations entières sont disponibles sur ces méthodes, mais avec quelques connaissances de base et en combinant les bonnes idées, vous pouvez déjà engranger des bénéfices sans faire appel aux services onéreux d’un expert, ou du moins déterminer la méthode la plus adaptée à votre situation.

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Les lead buyers qui utilisent les méthodologies susnommées économisent d’emblée environ 35 % de leur temps, c’est ce que révèle une étude de Manutan*. Pourtant, moins de la moitié des lead buyers (responsables finaux des achats au sein de grandes entreprises) y ont recours. Si l’on extrapole ce chiffre à l’ensemble des acheteurs, il n’atteint plus que 20 %. Dans cet article, nous vous donnons un cours accéléré sur les outils qui optimisent votre efficacité.

Composez votre propre recette

Adopter une telle méthodologie dans son intégralité peut représenter un pas important et nécessite souvent un changement radical de la culture d’entreprise. Mais il est possible de débuter modestement, peut-être même individuellement à votre niveau, ou seulement à l’échelle de votre service. C’est pourquoi Manutan donne une brève introduction aux différentes techniques qui vous permettent de composer votre propre système idéal. Ce qui se fait d’ailleurs de plus en plus souvent, au lieu d’adopter une seule méthode dans son intégralité.

Lean Six Sigma

Pour l’acheteur, le Lean Six Sigma représente peut-être la méthode la plus pertinente. Elle repose sur deux principes plus anciens : Lean et Six Sigma. Lean porte essentiellement sur un processus complet et s’intéresse à la manière de le raccourcir et d’en améliorer l’efficacité. Le côté Six Sigma se concentre sur les erreurs du processus et vise à réduire leur nombre à seulement 3 ou 4 erreurs par million d’opérations. Il peut donc s’agir d’erreurs rares au niveau des produits, mais également dans les processus.

Le responsable des achats peut utiliser Lean Six Sigma pour réduire la fréquence des commandes, par exemple. Commander un même produit quatre fois dans le mois requiert en effet quatre fois autant d’opérations : quatre commandes, quatre livraisons, quatre factures et… quatre risques d’erreur. Près d’un tiers (32,7 %) de tous les lead buyers interrogés par Manutan passent essentiellement leurs commandes ad hoc. La méthode Lean Six Sigma aide à identifier les commandes dont la fréquence peut être réduite.

Différents facteurs doivent être pris en compte à cet effet. En effet, ne plus commander un produit qu’une seule fois dans le mois ne constitue pas nécessairement la meilleure solution. Près de 35 % de l’ensemble des lead buyers commandent même un stock annuel de fournitures de base, ce qui permet peut-être d’économiser du temps, mais n’augmente pas forcément la précision. Et quand il s’agit, par exemple, de grands rouleaux de papier bulle, il se peut qu’ils prennent beaucoup trop de place dans l’entrepôt. Commander moins souvent signifie également un stock plus grand, avec les frais et les risques d’exploitation qui en découlent. La méthodologie Lean Six Sigma permet d’évaluer tous ces avantages et inconvénients.

En l’occurrence, il est important d’éviter de s’attaquer d’emblée à tous les produits. Un projet ne peut prendre une telle ampleur qu’il en devient ingérable. En outre, il faut alors attendre trop longtemps avant de noter des progrès, et il est important de célébrer une victoire pour la motivation de l’équipe. Par conséquent, subdivisez-le en sous-projets plus petits, de trois à quatre mois. Vous pouvez par exemple traiter les produits par département, ou répertorier tous les produits selon la fréquence, et commencer par traiter les 25 produits les plus récurrents.

Agile

À l’origine, la méthode Agile était essentiellement destinée au développement de logiciels, mais elle repose sur une philosophie applicable à divers processus. Agile signifie littéralement « souple », mais peut aussi parfaitement se traduire par « flexible ». La méthode Agile permet de réagir intelligemment, à très court terme, aux changements au sein de l’entreprise. Tout comme pour Lean Six Sigma, un projet est subdivisé en petits fragments, mais dans ce cas avec un délai encore plus court : deux à quatre semaines maximum.

Après chaque « sprint », comme on appelle ce petit projet, un fragment du logiciel est livré. En l’occurrence, il est important que seule la partie véritablement achevée soit rendue publique. Commence alors un nouveau sprint, qui a lui aussi pour seul but de réaliser une petite avancée. Ces courts délais d’exécution permettent d’ajuster et d’adapter le projet en permanence. Rien ne résume mieux les quatre principes de base d’Agile que le Manifeste Agile, auquel il fait toujours référence quinze ans après la signature.

SCRUM

La méthode Agile connaît de nombreuses formes d’expression : Scrum est la plus connue. Cette variante est également largement utilisée en dehors de l’ICT. Ici aussi, les courts sprints constituent la base de la méthodologie. Mais dans ce type de projet, des objectifs sont en outre fixés quotidiennement. Chaque journée commence donc par une très courte réunion (dénommée stand-up) au cours de laquelle chaque membre de l’équipe répond à trois questions : qu’as-tu fait, que vas-tu faire et quels sont les problèmes ? Dans cette méthode, il importe toutefois de s’appuyer sur les connaissances et l’engagement des collaborateurs. Scrum utilise peu de documents ou de consignes. La justification envers le management est courte et orientée vers les résultats. Aucune approbation détaillée préalable de divers managers n’est requise.

5S

5S est une méthode japonaise qui sera reconnue essentiellement dans l’entrepôt ou l’atelier de votre entreprise. Cliquez ici pour en savoir plus : Ranger en 5 étapes grâce à la méthode des 5S. Un lieu de travail rangé influence également l’achat des fournitures industrielles et augmente naturellement la productivité. Bien que cette méthode ne soit pas développée spécifiquement pour le métier d’acheteur, le mode de réflexion présente des points de connexion pour chaque fonction.

Acheter plus malin – plan en 5 étapes

Outre toutes ces techniques, il existe également des outils spécifiques pour le département des achats. Manutan a notamment développé le « Plan d’achat plus intelligent ». Plus de la moitié de vos collègues souhaitent en effet consacrer le moins de temps possible aux achats secondaires (achat de fournitures industrielles). Grâce à la méthode de Manutan, il est possible d’économiser jusque 40 % de temps spécifiquement sur ces achats ! En savoir plus ici.

Manutan se fait un plaisir de vous aider

Manutan passe volontiers chez vous pour vous aider à régler vos achats plus intelligemment une bonne fois pour toutes. Pour fixer un rendez-vous sans engagement, contactez Manutan au 02 583 01 01 ou laissez un message ci-dessous.

Téléchargez l’outil infographique « Achetez plus intelligemment en 5 étapes et réalisez jusque 40 % d’économies sur vos achats » ici.

*) Étude réalisée par Novio Research à la demande de Manutan auprès de 792 responsables des achats en Belgique, dont des lead buyers d’entreprises de plus de 200 travailleurs.

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