Les achats « ad hoc » coûtent chaque année des sommes considérables aux entreprises

Travailler malin et efficacement

Un peu plus de 18 % des acheteurs n’ont pas de budget fixe

En organisant mieux leurs achats non stratégiques, les entreprises peuvent annuellement faire des économies significatives. D’après une enquête récente* de Manutan, un peu plus de 57 % des acheteurs passent essentiellement des commandes « ad hoc ». La majorité d’entre eux effectuent régulièrement une « tournée » ou groupent les commandes, mais ne disposent pas d’un planning annuel. Quelque 18 % ne déterminent même aucun budget d’achat au préalable et commandent en fonction de leurs besoins. Selon Ramon Kok, Managing Director Benelux et Allemagne de Manutan, cette pratique coûte chaque année des sommes considérables à ces entreprises. « En achetant de façon non structurée, elles perdent beaucoup d’argent », affirme-t-il. « Non seulement leurs frais de gestion sont plus élevés, mais les achats occasionnels sont également plus onéreux, et ce, d’autant plus s’il s’agit d’articles à acheter en urgence. Le prix ne joue alors souvent plus aucun rôle. »

Seuls 11 % disposent d’un planning annuel

22 % des acheteurs commandent seulement quelques mois à l’avance. Près de 57 % achètent à encore plus court terme en réagissant immédiatement à des demandes « ad hoc », en groupant des commandes « ad hoc » ou en faisant une tournée pour s’enquérir des fournitures à commander prochainement. Presque 8 % des acheteurs comptent sur le fournisseur pour leur indiquer quand ils devraient commander certains produits. Pas plus de 11 % déclarent se tenir à un planning annuel auquel ils ne dérogent pas. Dans la plupart des cas, les acheteurs ne tiennent pas compte des saisons pour effectuer leurs achats. Toutefois, ce facteur s’avère différer d’un secteur à l’autre d’après l’enquête : dans l’industrie, 38,5 % ne se soucient pas de la saison, ce pourcentage atteint 30 % dans la construction, 33,9 % dans la logistique et le transport et 37,5 % dans la prestation de services. « Ceci signifie que des produits tels que le sel d’épandage, les vêtements de protection ou les ventilateurs ne sont achetés qu’à la dernière minute. Une fois qu’ils deviennent indispensables en somme. Les acheteurs se hâtent alors pour trouver un fournisseur. La procédure d’achat contourne alors souvent le processus de commande normal et, en raison de la demande pressante, le prix est souvent un élément qui ne peut être négocié. », ajoute Ramon Kok.

Les achats « ad hoc » ne se contrôlent pas

« Nous savons que les achats ad hoc concernent justement des produits non stratégiques », déclare Ramon Kok. « Compréhensible, puisque ces produits n’influencent pas le processus de production primaire des entreprises. Ils sont pourtant essentiels à leur bon fonctionnement. De nombreuses entreprises ont dès lors décidé de structurer une grande partie de leurs achats non stratégiques afin d’effectuer ainsi des économies importantes. Cependant, des achats ad hoc surviennent encore fréquemment et parviennent généralement à se soustraire au processus interne, avec toutes les retombées financières qu’ils peuvent entraîner. Ils échappent complètement au contrôle de la gestion des achats, spécialement dans des entreprises possédant plusieurs implantations. »

Solutions

« Heureusement, il existe de bonnes solutions pour pallier ce problème : une plateforme numérique veille à ce que l’utilisateur trouve tous les produits souhaités auprès d’un seul fournisseur central. Ce cadre permet à une entreprise de négocier des réductions directes intéressantes et valables sur tous les produits. De plus, les achats sont ainsi complètement automatisés si la plateforme est reliée au système ERP de l’acheteur », poursuit-il. « Après la commande, tout le processus se déroule de façon complètement automatique.
Ces espèces de distributeurs automatiques sur le lieu de travail peuvent constituer une autre solution. Tous les produits pertinents sont ainsi à portée de main. Une carte d’accès personnelle permet à l’utilisateur d’accéder à l’appareil. Le distributeur est connecté au système du fournisseur qui veille à son tour à toujours réapprovisionner la machine à temps. Ce processus aussi se déroule de façon totalement automatique. »

*) Étude commanditée par Manutan et menée auprès de 359 travailleurs qui passent des commandes et/ou sont responsables des achats de fournitures d’entreprise dans les secteurs suivants : industrie, construction, logistique & transport, et services.

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