Analyse des dépenses : définition et étapes à suivre

Travailler malin et efficacement

L’analyse des dépenses consiste à exploiter un petit nombre de données achats pertinentes pour en tirer des enseignements opérationnels. Et ce, en relation avec une stratégie achats claire et partagée. C’est pourquoi une analyse des dépenses qui a du sens doit respecter une méthodologie rigoureuse, organisée en trois étapes : le recueil d’une sélection de données pertinentess, la formalisation de priorités d’action et le partage d’objectifs opérationnels avec toutes les parties prenantes.

Recueillir les données pertinentes pour éclairer l’analyse des dépenses

La plupart des Directions Achats ont mis en place un système, plus ou moins élaboré, de recueil des données :

  • Données fournisseurs
  • Données de consommation réelle des fournitures et des équipements
  • Données de performance de la fonction achats

L’analyse des dépenses est tournée vers l’amélioration de la performance globale de l’entreprise. C’est pourquoi l’enjeu de la première étape est d’identifier a priori les données qui seront utiles à l’analyse. Et ne pas perdre du temps et de l’énergie à collecter des données inutilisables.

L’objectif de cette étape est donc de fixer un petit nombre de grandeurs sur lesquelles focaliser l’attention et la documentation analytique. C’est l’intuition et l’expérience de l’équipe achats qui doit ici inspirer la sélection.

Dégager des priorités claires de l’analyse des dépense

La deuxième étape de l’analyse des dépenses vise à prioriser les actions. C’est-à-dire concentrer la lumière sur les gisements d’amélioration les plus manifestes.

En effet, l’analyse des dépenses ne se conçoit que dans une perspective de résultats, allant dans le sens d’une contraction des coûts sans valeur ajoutée. C’est pourquoi l’analyse des dépenses, en cette deuxième étape, a pour objectifs de produire une recommandation d’action, synthétique et parlante.

C’est en effet sur la base de ce rapport que la fonction achats va pouvoir convaincre les parties prenantes, à commencer par la Direction Générale, de modifier leur vision et/ou leurs pratiques.

Les grandes thématiques autour desquelles bâtir une recommandation d’action peuvent être par exemple :

  • La réduction du nombre de fournisseurs et la massification des achats
  • La réorganisation des tournées de livraison
  • L’implantation d’un distributeur automatique pour certaines fournitures, par exemple des équipements de protection individuelle
  • La digitalisation du processus de commande

La réalisation de ces objectifs mobilise bien au-delà de la fonction achats. En effet, les thématiques prises en exemple ont en commun de demander un effort d’adaptation aux clients internes. C’est pourquoi la recommandation d’analyse des dépenses doit convaincre en étant concise et en s’appuyant sur des données incontestables.

Partager l’analyse des dépenses avec les autres fonctions

Au-delà de convaincre les parties prenantes et de les conduire à envisager de faire évoluer leurs pratiques, l’analyse des dépenses doit induire un véritable passage à l’action. C’est l’objet de cette troisième étape de la démarche que de convenir avec les acteurs internes d’une trajectoire précise de réalisation.

Par exemple,

  • Un distributeur automatique, ok, mais où et avec quoi dedans ?
  • La digitalisation du processus de commande, selon quel scénario de sélection, de demande d’achat et de validation ?
  • La massification de quelles références et auprès de quels fournisseurs ?

Une étape intermédiaire pour achever de convaincre les clients internes de l’efficacité de ces changements sur la performance collective pourrait être de partager des indicateurs autour d’objectifs communs.

Par exemple, pour atteindre des masses critiques sans tout bouleverser, l’analyse des achats pourrait déboucher sur des engagements de bon sens :

  • Réduire le nombre de commandes d’une même référence dans l’année
  • Diminuer les niveaux de stocks sur des produits faciles à se procurer et à faible rotation
  • Réduire progressivement la diversité des références par ligne de produits

En conclusion, l’analyse des dépenses est du temps perdu si on ignore ce que l’on cherche à obtenir ou que l’on ne se donne pas les moyens de passer à l’action concrète. C’est pourquoi adopter une méthode orientée vers l’obtention de résultats tangibles est indispensable.

L’analyse des dépenses s’inscrit dans une stratégie plus vaste de valorisation des données, par exemple pour identifier des gisements d’innovation ou pour tenter d’optimiser la chaîne logistique.

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