De nieuwe manieren van werken hebben het traditionele concept van de vergaderruimte getransformeerd. Terwijl sommige bedrijven nog steeds vergaderzalen gebruiken, zijn andere bedrijven overgestapt naar modulaire vergaderruimtes, die zich soms in een open space bevinden. De vergadertafel, het centrale meubelstuk van vergaderruimtes, is nu een veelzijdig element geworden. Hoewel deze tafel nog steeds verkrijgbaar is in de klassieke rechthoekige uitvoering, kun je tegenwoordig kiezen uit verschillende modellen met diverse toepassingsmogelijkheden: hoge tafels, modulaire tafels, klaptafels, grote tafels en zelfs salontafels. Bij je aanschaf van een vergadertafel moet je rekening houden met het materiaal, de capaciteit, accessoires en duurzaamheid: deze gedetailleerde koopwijzer helpt je bij het maken van de juiste keuze.
Koopwijzer: hoe kies je de vergadertafel die aansluit bij jouw behoeften?
Slim en efficiënt werken
Welke plaats heeft de vergadertafel binnen de nieuwe manier van werken?
In een tijd waarin een deel van de medewerkers op afstand kan werken, kan de vergaderruimte een belangrijk rol gaan spelen als het gaat om de samenwerking binnen teams. De flexplek is ook in opkomst. Bij deze indeling worden werkplekken niet aan een specifieke medewerker toegewezen om samenwerking en een projectmatige manier van werken te stimuleren.
Ook worden de werkplekken verkleind en wordt de voorkeur gegeven aan multifunctionele ruimtes. De klassieke vergaderruimte kan hier nog steeds een rol spelen, en is vaak uitgerust met een projector en whiteboard. Daarnaast bestaan er ook modulaire vergaderruimtes. Deze ruimtes zijn vooral handig wanneer er weinig vergaderingen plaatsvinden en je het gebruik van een ruimte wilt optimaliseren. Op deze manier kan de ruimte ook worden gebruikt als werkplek of als ontspanningsruimte.
Bij de nieuwe manier van werken verandert vaak ook het ontwerp van de vergaderruimte. De ruimte kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd in een open space van een kantoor. Als deze ruimte vaak gebruikt wordt voor stand-upmeetings, korte vergaderingen waarbij bijvoorbeeld nieuwe producten worden aangekondigd of de taken van de dag worden doorgenomen, kan hij worden voorzien van een hoge tafel. Een modulaire vergaderruimte kan er ook uitzien als een woonkamer, met een salontafel, bank en comfortabele fauteuils of stoelen, voor een "cocooning"-gevoel.
Door een vergaderruimte te creëren die minder formeel aanvoelt dan een traditionele vergaderruimte, worden open discussies aangemoedigd, wat de werknemersloyaliteit stimuleert. Maar ook al integreert een bedrijf dit soort ruimtes, dat wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan formele vergaderruimtes, bijvoorbeeld om personen van buiten het bedrijf te ontvangen of voor vergaderingen van het bestuur.
Vorm en materiaal: met welke criteria moet je rekening houden bij je keuze van een vergadertafel?
Het materiaal is een belangrijke factor als het gaat om de robuustheid, duurzaamheid en stijl van de vergadertafel. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor melamine. Dit materiaal is geschikt voor ruimtes met een lage luchtvochtigheid. Het kan daarentegen snel beschadigd raken door contact met water. Laminaat is robuuster en bestand tegen vocht en slijtage. Dit materiaal is het meest geschikt voor multifunctionele vergadertafels, zoals bijvoorbeeld hoge tafels, die gebruikt kunnen worden voor koffiepauzes of lunch.
De poten zijn meestal gemaakt van een metaal dat bestand is tegen schokken. De kleuren variëren, maar wit wordt nog steeds vaak gekozen. Daarnaast bestaan er ook glazen of metalen vergadertafels. Een minder populaire keuze. Ze worden gewaardeerd om hun originele esthetische eigenschappen. Het nadeel van glas is de breekbaarheid, wat de opslag en levering van de tafel complexer maakt.
Wat betreft de kleuren zien we de huidige woontrends, zoals hout en wit, terug in de inrichting van kantoorruimtes: hout, vooral eikenhout, heeft een warme en natuurlijk uitstraling en wordt vaak gebruikt voor tafelbladen. Door een huiselijk gevoel te creëren, kunnen we ervoor zorgen dat werknemers zich comfortabel voelen en de werkomgeving wordt verbeterd.
Hoe bepaal je de ideale vorm en afmetingen van een vergadertafel?
De vorm van de vergadertafel wordt in de eerste plaats gekozen aan de hand van de beschikbare ruimte. De tafel moet in de buurt van stopcontacten worden geplaatst, zodat apparaten kunnen worden opgeladen. Hij moet daarnaast zo staan dat de aanwezigen het scherm waarop de presentatie of videoconferentie wordt weergegeven kunnen zien, met voldoende afstand tot het scherm. De vergadertafel mag bovendien de bewegingsvrijheid niet beperken wanneer de bureaustoelen rond de tafel staan.
De vorm wordt ook bepaald op basis van de capaciteit van de ruimte en de sfeer die je wilt creëren, aldus Dounia El Omary, productmanager bij Manutan: "Voor een vergadering met meer dan 10 personen raden we een rechthoekige, functionele tafel aan die geschikt is voor formele bijeenkomsten. Ronde tafels stimuleren interactie: mensen zitten dichter bij elkaar, wat discussies op gang brengt. Bij Manutan gebruiken we ze voor kleinschalige meetings met een informele setting, waar we meningen en ideeën kunnen uitwisselen."
Kortom, dit zijn de belangrijkste soorten vergadertafels en hun kenmerken:
De rechthoekige vergadertafel
heeft een formele, klassieke uitstraling en biedt plaats aan een groot aantal deelnemers.
De ronde of ovale vergadertafel
is geschikt voor informele meetings en bevordert discussies.
De tonvormige tafel
, een combinatie van een ronde en vierkante vorm, heeft een modernere uitstraling in vergelijking met de rechthoekige tafel, maar is even functioneel.
De vierkante vergadertafel
, waaraan iedereen dicht bij elkaar zit, is ook informeler en stimuleert interactie.
De hoge tafel is
ergonomisch en flexibel, omdat de deelnemers aan de vergadering eenvoudig van houding kunnen veranderen. Deze tafel is zeer geschikt voor korte vergaderingen.
Een volledig modulaire optie is de inklapbare vergadertafel. Hij is geschikt voor multifunctionele ruimtes en kan worden gebruikt om snel extra zitplaatsen te creëren. Er bestaan ook trapeziumvormige tafels die, afhankelijk van het aantal deelnemers, los kunnen worden gebruikt of kunnen worden samengevoegd.
Wat betreft de capaciteit van de vergadertafel: normaal gesproken hanteren we een ruimte van 80 cm per persoon, zodat iedereen comfortabel aan de tafel zit.
Waarom moeten het ontwerp en de milieu-impact deel uitmaken van de selectiecriteria?
Zoals geldt voor alle meubels en decoratieve elementen in een bedrijf, moet het ontwerp van de vergadertafel passen bij de sfeer van de ruimte. Kies dus een vergadertafel die geïnspireerd is op de kleuren die al aanwezig zijn in de kantoorinrichting: denk aan de bureaus, kasten, enz. Het doel is om een samenhangend geheel te creëren dat een afspiegeling is van waar het bedrijf voor staat.
De impact van producten op het milieu en de maatschappij heeft een steeds grotere invloed op de besluitvorming van bedrijven. Je zou daarom kunnen kiezen voor tweedehands kantoormeubilair. De herkomst van producten is ook een belangrijk criterium voor ondernemingen die zich inzetten voor MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen). Bedrijven zouden prioriteit kunnen geven aan producten die in Europa zijn gemaakt. Er zijn daarnaast nog andere manieren om de milieu-impact van een meubelstuk te verminderen, zoals het gebruik van gerecycled materiaal en het uitvoeren van reparaties.
Een robuust meubelstuk dat lang meegaat beperkt niet alleen het verbruik van hulpbronnen, maar hoeft ook minder snel te worden vervangen. Als je daarnaast producten met een uitgebreide garantie aanschaft, kun je het budget van je bedrijf ook op de lange termijn onder controle houden.
Hoe kun je de functionaliteit van een vergadertafel optimaliseren met accessoires?
Om het gebruik van de vergadertafel nog efficiënter te maken, kiezen gebruikers steeds vaker voor verschillende accessoires en kantoorapparatuur. Een voorbeeld hiervan is de top access, een kastje met stopcontacten en/of USB-poorten dat in de tafel wordt ingebouwd, en waarop je zelfs een projector kunt aansluiten. Deelnemers kunnen zo hun apparaten opladen tijdens de vergadering.
De aanwezigheid van opbergmogelijkheden zorgt voor minder rommel in de ruimte. Opbergmogelijkheden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om kantoorbenodigdheden, de afstandsbediening voor de projector en luidsprekers in op te bergen. Een andere manier om de ruimte te ordenen is door kabels te verbergen met kabelgoten.
Tafels met wieltjes bieden een uitkomst in multifunctionele ruimtes: ze kunnen eenvoudig worden verplaatst voor een snelle herinrichting. Het is daarnaast mogelijk om eenvoudig kleine, tijdelijke vergaderruimtes te creëren met behulp van akoestisch meubilair (zoals akoestische scheidingswanden of verwijderbare kantoorwanden).
Vergadertafels: de populaire modellen van Manutan EXPERT
Manutan EXPERT heeft een breed assortiment aan kantoorbenodigheden ontwikkeld, waaronder bureaus, stoelen, opbergmogelijkheden en vergadertafels. Het doel is om klanten zoveel mogelijk in hun behoeften te voorzien door aanvullende producten aan te bieden. Hierdoor kunnen ze eenvoudig van hun inrichting een samenhangend geheel maken, terwijl ze worden voorzien van duurzaam meubilair met een uitgebreide garantie en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
De hoge vergadertafel voor 6 personen van Manutan EXPERT is verkrijgbaar in verschillende kleuren. Hij is voorzien van stalen buispoten en een duurzaam blad van melamine. Deze veelzijdige tafel is daarnaast uitgerust met in hoogte verstelbare steunen, zodat je hem gemakkelijk waterpas kunt zetten en eventuele niveauverschillen in de vloer kunt compenseren.
Deze vergadertafel heeft 5 jaar garantie en is gemaakt in de Europese Unie. De tafel is 100% recyclebaar, net als de verpakking.
De universele trapeziumvormige modulaire vergadertafel van Manutan EXPERT is een tafel in trapeziumvorm die kan worden gebruikt voor verschillende indelingen. Hij is ideaal voor kleine ruimtes, omdat hij weinig ruimte inneemt en naast vergaderingen ook voor andere doeleinden kan worden gebruikt. Door meerdere tafels te combineren, kun je ze bovendien in een ronde vorm zetten of je kunt ze combineren met rechthoekige tafels om een U-vorm te creëren. Het blad van melamine is verkrijgbaar in de populaire kleur beuken of in grijs, en de stalen poten zijn verkrijgbaar in blauw, grijs en zwart. Deze vergadertafel biedt plaats aan 5 personen, heeft een garantie van 10 jaar en voldoet aan de duurzaamheidsnormen van Senter Novem.
