Comme leur nom le suggère, les KPI (Key Performance Indicator) sont plus que de simples indicateurs. Les KPI sont clés, c’est-à-dire que dans leur ensemble, ils constituent le tableau de bord stratégique du pilotage des achats. Comment reconnaître un KPI parmi les indicateurs achats ? En voici une liste dressée par Determine [1], qui laisse au passage de côté deux indicateurs abusivement valorisés : les économies et le nombre de fournisseurs sous contrat.Pour simplifier le pilotage de la fonction achat, ces KPI sont classés en 3 grandes familles : la productivité de l’équipe achat, l’effectivité de la mise en œuvre des contrats fournisseurs et l’appropriation par les métiers de la politique achat.
Les 6 KPI incontournables pour des achats efficaces
Travailler malin et efficacement
2 KPI pour tracer la productivité de l’équipe achat
Le ROI des achats
Le volume d’économies générées par l’équipe achat n’a de valeur pertinente que rapporté au volume des efforts de l’entreprise consacrés à la fonction achat. C’est pourquoi la mesure du retour sur investissement est préférable. Il s’agit donc du premier KPI.
Combien représente la réduction des coûts (on peut y ajouter les dépenses évitées) induite par le travail des achats par rapport au coût total de fonctionnement de la fonction achat ? C’est ce que l’on entend par ROI.
La contribution des achats aux achats
Chaque organisation a ses pratiques achats et toutes les dépenses ne passent pas forcément par la fonction achat. Le deuxième KPI vient précisément mesurer la part des achats de l’entreprise réellement sous le contrôle des achats.
Il est fréquent en particulier qu’une partie des achats indirects s’effectue hors processus, avec la difficulté de rationalisation que cela comporte. On comprendra aisément que la productivité de la fonction achat soit mesurée à travers sa contribution réelle.
2 KPI pour évaluer la mise en œuvre effective des contrats
La corrélation coût/valeur
Ce troisième KPI est préféré au calcul du pourcentage de fournisseurs sous contrat, dans la mesure où cet indicateur ne dit rien de la réalité de l’application des accords.
La corrélation coût/valeur (ou LPP, pour Linear Performance Pricing, en anglais) vient au contraire comptabiliser :
Le respect réel des contrats, à travers le calcul du nombre de lignes achats facturées en dehors des prix de référence.
Le pourcentage des dépenses totales que ces dépassements représentent.
Le délai moyen d’exécution
Le prix pratiqué n’est pas le seul indicateur de la satisfaction client. Et souvent, un retard ou un défaut de qualité produit peuvent induire un préjudice autrement important pour l’activité ou la réputation de l’entreprise.
C’est pourquoi le niveau de service, à tout le moins le respect des délais de livraison contractuels, est considéré comme un KPI.
2 KPI pour vérifier l’adhésion des métiers
Le taux d’achat effectués hors contrat
Les achats font bien leur travail et la plupart des dépenses de l’entreprises sont théoriquement encadrées par des contrats d’approvisionnement. Mais ces contrats sont-ils connus et respectés par les métiers ?
Le cinquième KPI de la performance achat vient donc piloter le respect des procédures par les commanditaires. Il suit concrètement deux valeurs dans le temps :
La part des dépenses engagées hors contrat alors qu’il existe un contrat
L’écart de prix, c’est-à-dire le coût, induit par ces comportements alternatifs
La durée du processus de commande
Le dernier des 6 KPI s’attache à donner des pistes d’amélioration du processus de commande lui-même.
Un protocole est défini, qui détermine étape par étape la marche à suivre, au profit de l’économie des ressources mises en œuvre. Mais pour être efficace dans la réalité, le processus doit être partagé et appliqué.
En particulier, l’accélération du processus de commande dépend de :
La qualité de la rédaction des demandes d’achat
La rapidité de la validation des demandes
La fluidité de la production et de la transmission des bons de commande
À noter que la digitalisation est un levier pour optimiser cet indicateur, en alignant les pratiques sous peine du blocage de la commande et en traçant les flux de validation.
En conclusion, l’amélioration continue des achats repose sur la mesure objective de ces 6 KPI. Mais ce qu’il faut retenir et travailler, c’est la nécessaire mobilisation collective de l’entreprise autour de ces indicateurs. Le rôle des achats est donc également un rôle pédagogique. Se cantonner à la technique achat masque une partie, qui peut être très importante selon les organisations, du potentiel d’amélioration. La fragmentation de la conduite des achats est clairement un obstacle à l’amélioration pilotée de leur performance, et même d’abord à l’identification des dysfonctionnements préjudiciables.
[1] Article paru en octobre 2020
