Il est important d’investir de temps à autre dans une activité sympa entre collègues afin de maintenir la productivité à un niveau élevé et de travailler dans une bonne ambiance. L’été est la période idéale pour proposer une petite réception conviviale, un barbecue ou une chouette activité à vos travailleurs.
7 conseils pour organiser un événement d'entreprise
La durabilité au travail
7 conseils pour l’organisation
Vous trouverez ci-après plusieurs conseils pratiques qui vous aideront à organiser une réception estivale réussie dans votre entreprise.
Annoncez l’événement à temps Tout le monde a un agenda bien rempli et pour beaucoup de gens, le vendredi est le seul jour libre. Veillez donc à annoncer votre « garden-party » bien avant l’été afin que vos collaborateurs puissent en tenir compte dans leur planning. Il est alors possible d’échanger par exemple un jour libre avec un autre.
Tenez compte de la durée de l’événement Une réception le vendredi midi commence généralement en fin de matinée et ne dure pas plus de trois heures pour que tous ceux qui veulent rentrer chez eux à l’heure habituelle puissent le faire. On ne peut pas demander aux travailleurs d’y consacrer toute leur soirée du vendredi ; après tout, ils passent déjà toute la semaine avec leurs collègues. 2 ou 3 heures suffisent pour bavarder agréablement autour d’un verre et d’une collation.
Commencez à organiser les choses à temps Si vous commencez à planifier les choses à temps et vous mettez d’accord sur qui fait quoi, vous risquez moins d’avoir de mauvaises blagues le jour même ! Laissez d’autres vous aider ou demandez-leur de vous donner des idées. Discutez des besoins et établissez une liste détaillée. Déterminez ce qu’il y aura à manger et à boire et répartissez les tâches telles que les achats, la vaisselle et le rangement entre quelques collègues enthousiastes.
Veillez à ce qu’il y ait suffisamment de tout Il n’y a rien de plus gênant que des collègues qui ont encore faim ou soif. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment à manger et achetez des boissons non alcoolisées et de l’eau en grande quantité ; lorsqu’il fait chaud, il faut s’hydrater davantage et les encas salés redonnent de l’énergie. N’oubliez pas non plus de prévoir suffisamment de couverts, d’assiettes et de verres en carton ou en plastique ; cela permet d’économiser beaucoup de vaisselle. Par ailleurs, les tables pliantes, guéridons mange-debout, poubelles et sacs poubelles ne sont pas un luxe superflu ; cela évite de se retrouver avec un amoncellement de déchets sur le sol. Et pensez au refroidissement… y a-t-il moyen de refroidir les boissons?
Attention aux rafraîchissements alcoolisés Soyez prudents en ce qui concerne l’achat d’alcool. Tout le monde apprécie un petit verre de vin ou une petite mousse, mais n’offrez pas trop de boissons (alcoolisées) parce que personne n’apprécie de voir un collègue ivre. Et personne ne veut avoir honte après coup d’avoir eu un comportement déplacé ; d’autant plus que l’alcool monte plus vite à la tête en été à cause de la chaleur.
Prévoyez des places à l’ombre, debout et assises Lors d’une réception en été, après une dure journée de travail, on aime bien s’asseoir à table ou s’appuyer sur un guéridon mange-debout. C’est ennuyeux de devoir rester debout lorsqu’on a envie de s’asseoir. Tout comme devoir rester assis lorsqu’on a envie de s’étirer les jambes n’a rien d’agréable. Veillez à ce que tout le monde puisse se sentir à l’aise et n’oubliez pas que c’est bien d’avoir de l’ombre en été. Louez ou achetez de bons parasols ou veillez à installer une tente qui viendra aussi à point en cas de pluie.
Enregistrez la procédure pour la prochaine fois Enregistrez toutes les étapes de la procédure et faites une check-list de tout le nécessaire afin de pouvoir réutiliser ce savoir-faire la prochaine fois. Interrogez vos collègues sur leurs expériences et tenez compte de leurs conseils. N’oubliez surtout pas de noter les coûts !
Points d’attention supplémentaires pour garantir une réception irréprochable en termes de sécurité et d’hygiène
Étant donné que vous voulez bien entendu que l’activité ou la réception se passe dans les meilleures conditions de sécurité et d’hygiène pour tous vos collègues, mieux vaut tenir compte de certains éléments à l’avance. En présence de grands groupes, il n’est pas conseillé de se tenir proches les uns des autres, mais il est bon de l’éviter par exemple en faisant des marquages au sol, en fléchant des itinéraires et en instaurant quelques règles. Pensez aussi à la désinfection des mains à l’entrée ou au maintien d’une certaine distance entre chaque personne. Ces règles doivent être communiquées clairement aussi bien à l’avance sur l’invitation que sur place. La communication peut facilement être assurée sur place par exemple au moyen d’un tableau noir, d’un porte-brochures ou d’un tableau blanc mobile. Veillez également toujours à ce qu’il y ait suffisamment de possibilités de se laver et/ou de se désinfecter les mains en permanence, par exemple à proximité de la nourriture et des boissons. L’activité sera ainsi accessible et sûre pour tout le monde, et c’est bien là l’objectif !
Manutan se fera un plaisir de vous aider
Vous trouverez dans l’assortiment de Manutan différentes solutions qui pourront vous aider à organiser un parfait événement d’entreprise à l’extérieur. Pensez aux verres, assiettes et couverts, aux boissons non alcoolisées, tables pliantes, guéridons mange-debout, poubelles et sacs poubelles. Vous pouvez bien entendu aussi appeler le helpdesk de Manutan au 02/0583 01 01 qui se fera un plaisir de réfléchir avec vous et vous conseillera sur les possibilités existantes sans engagement de votre part.
