{"id":41099,"date":"2020-03-06T00:00:00","date_gmt":"2020-03-06T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mbe-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=41099"},"modified":"2026-01-22T14:46:50","modified_gmt":"2026-01-22T14:46:50","slug":"archives-numeriques-voici-comment-bien-numeriser-vos-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/fr-be\/archives-numeriques-voici-comment-bien-numeriser-vos-documents\/","title":{"rendered":"Archives num\u00e9riques : voici comment bien num\u00e9riser vos documents"},"content":{"rendered":"<div class=\"post-introduction\">\n<p>Votre entreprise n\u2019envisage pas encore de <a target=\"_blank\" href=\"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/fr-be\/tri-des-dechets\/reduction-des-dechets-la-prevention-commence-au-travail\/\" rel=\"noopener\">bannir le papier de ses bureaux<\/a>\u00a0? Qu\u2019\u00e0 cela ne tienne\u00a0! Constituer une **archive num\u00e9rique** repr\u00e9sente tout de m\u00eame un certain int\u00e9r\u00eat. Pourquoi une archive de ce type est-elle si utile\u00a0? La r\u00e9ponse est on ne peut plus simple\u00a0: les avantages sont l\u00e9gion. Gain de place, <a target=\"_blank\" href=\"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/fr-be\/durabilite-lieu-travail\/gestion-des-archives-des-astuces-pour-une-meilleure-vision\/\" rel=\"noopener\">gain de clart\u00e9<\/a>, possibilit\u00e9 de retrouver l\u2019information plus vite, documents les plus r\u00e9cents toujours \u00e0 port\u00e9e de main\u2026 La liste est longue\u00a0! Mais comment donc entreprendre la **num\u00e9risation de ses archives**\u00a0?<\/p>\n<\/div>\n<figure class=\"post-hero\">\n        <img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/AdobeStock_116765782-1_beeld-archief-1024x717-1.jpeg\" alt=\"\" \/><br \/>\n      <\/figure>\n<div class=\"post-content\">\n<h2>Quelles sont les r\u00e8gles \u00e0 respecter\u00a0?<\/h2>\n<p>Les r\u00e8gles \u00e0 respecter lors de la <b>num\u00e9risation de vos archives<\/b> sont consign\u00e9es dans le <i>Digital Act<\/i>, c\u2019est-\u00e0-dire la <a href=\"https:\/\/economie.fgov.be\/sites\/default\/files\/Files\/Commercial-policy\/Loi-belge-21072016-eIDAS-presentation-synthetique_tcm326-282469.pdf\">loi belge du 21\u00a0juillet\u00a02016 mettant en \u0153uvre le r\u00e8glement europ\u00e9en eIDAS et r\u00e9glementant l\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a>. Cette loi transpose en droit national belge le r\u00e8glement eIDAS, le r\u00e8glement europ\u00e9en sur l\u2019identification \u00e9lectronique et les services de confiance pour les transactions \u00e9lectroniques.<\/p>\n<p>La principale r\u00e8gle \u00e0 respecter\u00a0? Vous devez pouvoir prouver l\u2019<b>authenticit\u00e9<\/b> de tous les documents que vous archivez num\u00e9riquement. Leur provenance doit \u00eatre claire, tout comme le fait que leur contenu n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9 (la loi parle d\u2019une \u00ab\u00a0copie fid\u00e8le et durable\u00a0\u00bb). Il est cependant inutile de paniquer\u00a0: des logiciels sp\u00e9cialis\u00e9s existent pour num\u00e9riser vos archives dans le respect de ces r\u00e8gles.<\/p>\n<h2>Les pr\u00e9paratifs<\/h2>\n<p>La <b>num\u00e9risation d\u2019archives<\/b> est un travail plus titanesque qu\u2019on ne le pense. Il vous faudra en effet lib\u00e9rer de la place pour installer vos <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/scanner-et-scanner-3d#productBeginIndex:0&#038;orderBy:7&#038;\">scanneurs<\/a> (achat ou location, \u00e0 vous le choix), mais aussi transmettre vos consignes aux collaborateurs charg\u00e9s de la num\u00e9risation. Ce sont eux, en fonction de la <b>structure<\/b> que vous d\u00e9finissez, qui devront pr\u00e9parer l\u2019ensemble des documents papier, en \u00e9liminer les trombones et agrafes, et les placer dans le bon ordre.<\/p>\n<h2>Quels documents num\u00e9riser en premier\u00a0?<\/h2>\n<p>Vous comptez num\u00e9riser en premier lieu vos documents les plus r\u00e9cents\u00a0? C\u2019est une solution, mais l\u2019id\u00e9al est de travailler de mani\u00e8re s\u00e9lective et de donner la priorit\u00e9 aux documents de la plus grande valeur. Les archives dont vos collaborateurs ont <b>souvent besoin<\/b> seront donc id\u00e9alement num\u00e9ris\u00e9es avant certains documents plus r\u00e9cents, mais moins utiles. Quant aux documents dont vous n\u2019avez plus aucune utilit\u00e9, il est conseill\u00e9 de les d\u00e9truire. Voici les exigences l\u00e9gales en mati\u00e8re d\u2019<b>archives d\u2019entreprises<\/b> (papier ou num\u00e9riques)\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p>Les d\u00e9clarations fiscales doivent \u00eatre conserv\u00e9es sept\u00a0ans.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Les factures ne peuvent \u00eatre jet\u00e9es avant dix\u00a0ans (les autres preuves de paiement sont soumises \u00e0 des d\u00e9lais de conservation variables\u00a0: un an pour les factures de transport et deux\u00a0ans pour les factures \u00e9mises par les entreprises de services publics).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Cinq\u00a0ans\u00a0: tel est le d\u00e9lai de conservation des documents \u00e0 caract\u00e8re social.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Les documents d\u2019assurance doivent \u00eatre conserv\u00e9s dix\u00a0ans.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Les actes notari\u00e9s seront conserv\u00e9s \u00e0 vie\u00a0!<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les documents que vous aurez scann\u00e9s pourront ensuite \u00eatre jet\u00e9s. Si toutefois vous souhaitez les conserver, indiquez clairement lesquels ont \u00e9t\u00e9s <b>num\u00e9ris\u00e9s<\/b> et lesquels ne le sont pas encore. Pour \u00e9viter le travail en double, rangez \u00e9ventuellement la premi\u00e8re cat\u00e9gorie de documents dans un lieu s\u00e9par\u00e9 de ceux qu\u2019il vous reste \u00e0 scanner. \u00c0 cette fin, rien de tel que d\u2019utiliser des <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/classeur#productBeginIndex:0&#038;orderBy:7&#038;\">classeurs<\/a> ou des <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/boite-et-caisse-d-archives#productBeginIndex:0&#038;orderBy:7&#038;\">bo\u00eetes d\u2019archives<\/a>.<\/p>\n<p>Sachez enfin qu\u2019instaurer une <b>politique de num\u00e9risation<\/b> peut \u00e9galement s\u2019av\u00e9rer utile. Vous d\u00e9terminerez ainsi qui doit num\u00e9riser quels documents, mais aussi de quelle mani\u00e8re.<\/p>\n<h2>Sauvegarde de vos archives num\u00e9riques<\/h2>\n<p>O\u00f9 sauvegarder les <b>documents num\u00e9ris\u00e9s<\/b>\u00a0? De nombreuses entreprises ne jurent aujourd\u2019hui que par la sauvegarde dans le cloud, mais placer des documents de valeur sur un <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/disque-dur-externe#productBeginIndex:0&#038;orderBy:7&#038;\">disque dur externe<\/a> physique se r\u00e9v\u00e8le parfois plus rassurant, surtout si vous conservez ce disque dur dans <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/armoire-et-coffre-de-bureau#productBeginIndex:0&#038;orderBy:7&#038;\">un coffre ou une armoire antifeu<\/a>.<\/p>\n<p>Vous d\u00e9sirez obtenir davantage de conseils pour <b>travailler malin et efficacemment<\/b>\u00a0? N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 lire nos autres <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/fr-be\/travailler-malin-et-efficacement\/\">articles de blog<\/a> ou \u00e0 contacter notre <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/contact-fr\">helpdesk<\/a> pour plus d\u2019informations sur les produits utiles pour votre <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/magazijn-en-werkplaats\">entrep\u00f4t, atelier<\/a> ou <a href=\"https:\/\/www.manutan.be\/fr\/mab\/kantoor\">bureau<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Votre entreprise n\u2019envisage pas encore de bannir le papier de ses bureaux\u00a0? Qu\u2019\u00e0 cela ne tienne\u00a0! Constituer une **archive num\u00e9rique** repr\u00e9sente tout de m\u00eame un certain int\u00e9r\u00eat. Pourquoi une archive de ce type est-elle si utile\u00a0? La r\u00e9ponse est on ne peut plus simple\u00a0: les avantages sont l\u00e9gion. Gain de place, gain de clart\u00e9, possibilit\u00e9 [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":26094,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[110],"tags":[2470,2472,2474,4937,2478],"class_list":["post-41099","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-travailler-malin-et-efficacement","tag-archiver-documents","tag-archives-dentreprise","tag-archives-numeriques","tag-digital-act","tag-numeriser-archive"],"aioseo_notices":[],"gutentor_comment":0,"lang":"fr-be","translations":{"fr-be":41099},"pll_sync_post":{},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41099","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=41099"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41099\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":41754,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41099\/revisions\/41754"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/26094"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=41099"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=41099"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.be\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=41099"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}